운임감사
Freight audit감사는 정의상 다음과 같습니다.
- 기록이나 재무계좌의 정확성을 확인하기 위한 검사.
- 계정의 조정 또는 정정.
- 검사 및 확인된 계정.
따라서 화물 감사 공급업체는 화물 청구서의 정확성을 검사, 조정 및 검증하는 업체입니다.
따라서, 화물 감사는 화물 청구서의 정확성을 검사, 조정 및 확인하는 과정입니다.
'운임 비용'
- 운송 계약 조건에 따라 상인이 수단과 방법을 가리지 않고 상품을 한 곳에서 다른 곳으로 이동시킬 때 발생하는 비용.운송 비용 외에도 포장, 문서화, 적재, 하역 및 운송 보험과 같은 요소가 포함될 수 있습니다.
화물 감사의 복잡성
운임비 상승은 최근 몇 년 동안 보여졌던 새로운 관심 분야이다.유가의 상승으로 운임비용이 상승하고 있으며, 모든 운임비용은 연료가격과 직접 관련된 운송비용에 크게 의존하고 있다.연료비의 높은 변동, 미래의 운임 비용에 대한 낮은 가시성 및 운임 견적의 높은 복잡성으로 인해 운임 비용 검증은 인적 오류와 프로세스 오류에 취약하며, 이는 조직이 발생하지 않은 서비스에 대해 과도한 비용을 지불하지 않도록 하기 위해 적절한 감사를 필요로 합니다.
포워더 운임은 보통 여러 스프레드시트로 유지되며 일반적으로 포워더마다 고객에 대한 운임 형식이 다릅니다.운임을 수동으로 계산하는 작업은 조직이 위축되어 있으며, 고객이 매달 수백 개의 발송물을 발송할 경우 이 작업은 쉽지 않을 수 있습니다.대부분의 조직은 자신에게 발행된 모든 운임 청구서를 계산할 인력이 없으며, 샘플 청구서가 올바르게 청구되었는지 확인하기 위해 무작위로 표본을 추출합니다.일부 조직에서는 화물 감사를 직접 수행할 인력이 있습니다. 화물 감사에 필요한 수동적이고 지루한 작업은 보통 아웃소싱 벤더가 제공할 수 있는 것보다 훨씬 더 많은 비용이 듭니다.
많은 화물 감사인은 현재 UPS, Federal Express, DHL, Purolator 등을 포함한 화물 감사 서비스를 제공하고 있습니다.
화물 감사 프로세스
착신 로지스틱스에서는, 다음과 같이 화물 감사 프로세스의 상세를 나타냅니다.
"감사 절차를 시작하기 위해, 화물 대금 결제 회사가 고객들의 화물 대금을 운송 회사로부터 직접 받습니다.청구서가 수신되면 전자 데이터 교환(EDI)을 통해 또는 수동으로 청부업자의 시스템에 입력되어 즉시 확인할 수 있습니다.청구서가 입력되면 정확성을 위해 감사를 받습니다.감사인은 청구서의 유효성, 마일리지, 중복지급금, 보조수수료 및 올바른 관세사용을 확인합니다.감사가 끝나면 요금을 코드화해 조정하고 청구서를 지급한다고 말했다.
일부 회사들은 운임 요금을 지불하기 위해 셀프 과금이라는 방법을 채택했다.고객이 직접 운임 비용을 계산하고 운송업자에게 크레디트 노트를 사용하여 송장을 작성하도록 지시합니다.이 프로세스에서는 운임 계산을 정정할 책임이 고객으로부터 포워더에게 이전됩니다.
화물 감사 모델
오늘 사용되는 화물 감사 모델은 3가지입니다.3가지 모델은 다음과 같습니다.
- 수동 일치— 사내 직원이 청구서를 수동으로 처리하고 감사를 실시하도록 비용을 지불합니다. 국제 운송량이 증가함에 따라 비용, 오류 및 회수되지 않은 요금이 증가합니다.
- 패키지 소프트웨어 구입—선불 라이선스를 지불하고 소프트웨어 패키지(TMS)를 취득한 후 값비싼 내부 자원을 사용하여 소프트웨어, 요금 및 전자 통합을 통신사에 설치, 운영 및 유지관리합니다.
- 아웃소싱—서드파티 업체에 수수료를 지불하고, 운송 청구서를 발송한 후, 서비스 관리, 불일치 추적 및 미회수 요금을 회수하기 위한 추가 비용과 시간을 흡수합니다.아웃소스는 일반적으로 우발적인 가격 설정 모델입니다.
수동 매칭의 첫 번째 옵션은 지루하고 화물 송장 수에 비례하여 화물 송장 감사 비용이 증가합니다.
패키지 소프트웨어 구입의 두 번째 옵션은 청구서 처리에 소요되는 시간과 자원을 절약할 수 있지만, 전문 프로세스와 시스템을 유지하기 위해서는 직원과 시스템 인프라스트럭처의 훈련에 투자할 필요가 있습니다.화물 감사 시스템은 일상적인 화물 계산 및 매칭 프로세스를 제거할 수 있게 되며, 사용자는 화물 운임 분석, 화물 운송업자와의 협상, 화물 운송장 불일치 복구 등의 부가가치 활동을 수행할 수 있게 된다.
옵션 3의 경우, 제3자 회사가 화물 송장을 수동으로 처리하지 않고 화물 감사 시스템을 사용하는 것이 이상적입니다.전문가 사용자 팀에 의해 유지되는 화물 감사 시스템은 사용자 훈련 비용과 인프라 설치 비용을 없앨 수 있습니다.아웃소싱 비용은 패키지화된 소프트웨어를 구입하는 것보다 높아 보일 수 있지만, 고객으로부터 비전문가로 구성된 팀이 관리하는 데 더 많은 비용이 드는 화물 시스템의 유지 보수 비용이 포함됩니다.
발송 또는 화물 송장 레벨에 대한 화물 감사
화물 감사는 발송 또는 화물 송장 수준에서 수행할 수 있습니다.표준 패키지에 대한 표준 중량을 가진 회사는 화물 감사 프로세스의 복잡성을 줄이기 위해 화물 송장 수준에서 화물 송장을 감사하는 것을 선택할 수 있습니다.이것은 화물 송장 검증이라고 불리며, 이 프로세스는 출하 레벨에서의 화물 감사에 비해 간단합니다.배송 절차가 더 복잡한 회사는 화물 송장 확인을 선택할 수 있습니다.이 화물 송장 확인 프로세스는 고객이 발송 및 패키지 측정을 사용하여 화물 견적과 비교하여 최종적으로 화물 송장과 비교할 수 있는 유연한 솔루션입니다.상세 배송 정보를 보유함으로써 고객은 제품 라인 보고서 또는 결제 정보를 ERP 시스템과 연계하여 운임 비용을 분석할 수 있습니다.
운임 감사의 이점
인바운드 로지스틱스는 많은 기업에게 아웃소싱이 화물 송장을 적절히 감사 및 처리하는 가장 경제적인 방법이라고 지적했습니다.또, 내부 운임 청구서의 검증, 처리, 최종 지불에 드는 비용은 약 11달러이며, 아웃소싱 비용은 내부 비용의 약 5~10%이며, 여기에는 청구서 불일치에 의한 비용 절감액은 포함되지 않았습니다.운임 청구서의 8.8%까지 차이가 날 수 있습니다.
또한 화물 감사 제공자는 고객이 특정 포워더에 대한 선적 통합 및 각 제품 그룹의 토지 비용 등 현명한 비즈니스 결정을 내릴 수 있도록 자동화된 비용 할당, 청구서 절감 및 포괄적인 보고서를 제공할 수 있습니다.이러한 보고서는 대상 영역에서 제품을 성공시키기 위한 제품 비용 및 계획 전략에 매우 중요합니다.
운임 비용 보고서는 포워더의 운임 비용을 비교하기 위해 생성될 수 있으며, 고객은 이러한 보고서를 사용하여 서비스 장애의 징후를 포착하거나 더 나은 운임으로 운송업체에 발송을 통합할 수 있습니다.고객은 운송업자가 제안한 새로운 운임 또는 패키지에 대한 운임 계산을 시뮬레이션하여 이것이 비즈니스 모델에 적합한지 여부를 판단할 수 있습니다.할증료의 변동폭이 크기 때문에, 경리부의 운임 발생에 대한 가시성이 낮아집니다.운임 청구서 검증 모델을 선택함으로써 고객은 회계상의 목적으로 발생할 운임 비용을 예측할 수 있다.이는 기업의 현금 흐름에서 리스크가 적고 예측 가능성이 높아진다는 것을 의미합니다.Akzo Nobel의 자동화된 화물 감사 프로세스는 또한 화물 견적 시점부터 지불 과정까지 인간의 의사소통과 개입을 배제함으로써 화물 회계에 대한 보다 엄격한 통제를 도입했습니다.인적 커뮤니케이션을 통제하고 인적 개입을 최소화함으로써 감사 과정이 편향되지 않고 적절한 절차에서 벗어날 가능성이 낮아집니다.
