송장처리

Invoice processing

송장 처리 : 도착부터 지불까지 들어오는 송장의 처리를 포함한다.송장은 많은 변수와 종류를 가지고 있다.일반적으로 송장은 두 가지 유형으로 분류된다.

1. 회사의 내부 요청 또는 구매 주문서(PO 기반 송장)와 관련된 송장 및

2. 관련 요청이 없는 송장(비PO 송장)

대부분의 조직은 들어오는 송장을 처리하는 방법에 대해 명확한 지침을 가지고 있다.PO 기반 송장에 대해서는 하나의 접근법을, 비 PO 송장에 대해서는 다른 접근법을 갖는 것이 일반적이다.일부 회사들은 또한 거래의 종류나 달러 금액에 따라 독특한 요구 조건을 가지고 있다.

일반적으로 두 가지 유형의 송장은 모두 회사의 지불부서에서 처리한다.공급업체 송장의 유효성을 확인하여 지불하는 프로세스를 구매 대 지불 사이클이라고도 한다.

일반 프로세스

그 과정은 보통 공급자의 송장을 받을 때 시작된다.송장은 이메일, 우편, 팩스 또는 EDI를 통해 보낼 수 있다.

일단 송장이 도착하면, 미지급계원은 그 문서가 정말로 송장이라는 것을 확실히 해야 한다.그런 다음 점원은 송장을 다양한 범주(예: 벤더별, 거래 유형별 또는 부서별)로 분류하고 분류한다.송장 범주의 정의는 대개 특정 조직에만 해당된다.

송장이 분류되면 특정 송장을 담당하는 AP 프로세서로 전달된다.이 사람은 보통 그 주문을 한 사람이다.조달 중에 작성된 구매 주문서가 있는 경우, 송장을 구매 주문서와 대조하여 지급되는 금액이 청구서에 올바르게 기재되어 있는지 확인해야 한다.(이것은 사기 및 무허가 거래로부터 보호하는데 도움이 된다.

금액이 맞아서 물건이 도착했다면 책임자는 인보이스에 결재하여 인보이스를 승인해야 할 것이다.송장 처리된 금액이 조직에 의해 제한되는 일정 금액을 초과하는 경우, 해당 사람의 상급자도 송장을 승인해야 할 수 있다.물론 이것도 조직마다 다르다.

일단 인보이스가 승인되고 변동이 없으면 인보이스는 회계시스템에 게시된다.[1][2][3][4]거기서 바우처를 만들어 결제할 수 있다.

수동 송장 프로세스는 때때로 최종 포스팅이 완료되기 전에 15단계를 초과할 수 있다.

자동공정

기술은 오랫동안 송장 처리의 자동화를 가능하게 했다.이것은 송장이 도착할 때, 동일한 미지급계원이 송장을 자동화 소프트웨어에 스캔하기만 하면 된다는 것을 의미한다.그런 다음 자동화 소프트웨어는 송장의 스캔한 이미지를 텍스트 조사 가능한 문서로 변환한다.송장의 다른 필드도 소프트웨어로 정의하여, 구입 금액, 수량, 공급업체 이름, 공급업체 코드 등과 같은 ERP 시스템에 어떤 필드를 캡처하고 등록해야 하는지 기억할 수 있다.자동 처리 워크플로우의 이점은 인적 오류 감소, 주문형 보고서 및 데이터 복원력을 포함할 수 있다.오늘날 대부분의 자동화 소프트웨어는 SAP, 마이크로소프트, 오라클과 같은 일반적인 조직 ERP 시스템에 통합된다.[5]

자동 공정에서 송장으로부터 데이터를 추출하거나 캡처한 후에는 구매 주문서와 자동 매칭하기 위해 시스템으로 데이터를 전송한다.이 매칭 프로세스는 송장 데이터만 구매 주문서에 표시된 데이터와 비교하거나 수신 문서를 보다 심층적으로 볼 수 있도록 확장할 수 있다.담당자가 송장을 승인할 수 있도록 이메일 경고를 수신하도록 워크플로 단계를 구성할 수 있다.승인 워크플로우와 관련된 다른 사용자가 있는 경우 해당 사용자에게 보내는 이메일 경고도 자동으로 생성된다.[6]일반적인 워크플로우는 1로 시작하는 4단계 프로세스다.스캔 또는 전자 메일을 통해 이미지 가져오기, 2.송장과 관련된 벤더 및 사업부의 식별, 3. 데이터 추출 및 4.추출된 데이터 및 이미지 내보내기

자동화 소프트웨어

외상매입금 자동화는 송장 처리에 대한 기술 중심 접근방식이다.제8-17-07호인 Document Imaging Report에 따르면 전세계적으로 약 3757건의 송장 처리 애플리케이션이 있다.[7]

IDC(Intelligent Data Capture) 또는 학습 시스템을 통해 최종 사용자는 송장의 레이아웃을 배울 필요 없이 송장에서 콘텐츠를 추출할 수 있다.일부 지능형 엔진은 즉시 배치를 올바르게 정렬하고 송장, PO 번호와 같은 데이터 필드와 라인 항목 정보를 찾아 데이터 필드에서 원하는 콘텐츠를 추출할 수 있다.지능형 솔루션은 규칙이나 설계 양식 템플릿의 코딩을 요구하지 않는다.오히려 시스템은 상대적으로 적은 수의 송장 샘플을 검토함으로써 학습한다.이를 통해 시스템이 대규모 송장 볼륨과 매우 다양한 문서 레이아웃으로 확장할 수 있으며, 사용자 운영자가 각 템플릿에 대한 템플릿을 지정하거나, 광범위한 키워드 라이브러리를 명시적으로 만들고 튜닝할 필요가 없다.[8]

인보이스 프로세싱 자동화 소프트웨어는 한 컨설팅 회사가 "파행적 혁신"이라고 부르는 것으로 등장했는데, 이 새로운 기술 혁신으로 이전에는 존재하지 않았던 소프트웨어 제품 라인에 대한 수요가 생겨났다.인보이스 처리 소프트웨어는 많은 기업들이 워드 프로세싱 소프트웨어와 같이 그것을 그들 기술의 필수적인 부분으로 간주하기 시작할 정도로 엄청난 노동력 절감을 가져왔다.

미지급 계정 자동화의 다른 장점은 다음과 같다.

  • 회사 조달 비용 지불 주기 최대 80% 감소
  • 중복된 송장 결제 및 송장 입력 오류 감소
  • 회사의 회계 플랫폼에 직접 액세스하지 않고 송장에 GL 코드를 할당할 수 있는 기능.

포괄송장공정관리

송장 관리 프로세스에 대한 일반적인 접근방식은 공급업체 송장의 도착부터 시작된다.프로세스 설계에 따라 주문 담당자가 인보이스를 식별, 분류, 파일링 및 PO와 일치시켜야 한다.이러한 단계 후에 송장은 보통 재무부로 이관되고 총액은 지급된다.이 과정의 문제는 다음과 같은 체크포인트와 통제 지점을 수반해야 하는 종합적인 비용 관리의 결여다.

· 물품을 주문한 사람이 주문할 수 있는 자격이 있었는가?

· PO는 책임자의 승인을 받았는가?

· PO 또는 송장을 기존 공급업체 계약과 연계할 수 있는가?

그러므로, 위와 같은 포괄적인 송장 관리 프로세스에는 위와 같은 체크포인트가 수반되어야 하며, 가짜 공급자가 송장을 발행하고 지불받을 수 없도록 해야 한다.이것은 거대 기술 기업들에게 일어났고,[9] 따라서 그 위험은 현실적이며 간과되어서는 안 된다.[10]

참조

  1. ^ "Business Process: Vendor Payment Process - PO Invoices". 11 March 2009. Archived from the original on 11 March 2009. Retrieved 6 September 2016.
  2. ^ [dead link]http://www.obfs.uillinois.edu/obfshome.cfm?level=2&path=payments&xmldata=processinvoices Wayback Machine에 2007-02-10 보관
  3. ^ "Invoice Processing Procedure (Accounts Payable)". 11 February 2012. Archived from the original on 11 February 2012. Retrieved 6 September 2016.
  4. ^ "Fingate - iProcurement: How to Upload an Invoice". Retrieved 6 September 2016.
  5. ^ Borges, V, & Rouco, J. C. D. eds, 제17차 유럽 디지털 정부 회의의 진행 (리본:군국학, 2017), 페이지 129.
  6. ^ "Import von Rechnungen (CSV)". rechnungsverwalter.de.
  7. ^ "Document Imaging Report - DOCUMENT IMAGING TALK". Retrieved 6 September 2016.
  8. ^ "Optical Character Recognition: Invoice Imaging and Data Capture for Accounts Payable". Archived from the original on 2008-12-23. Retrieved 2008-12-23.
  9. ^ 총 1억 달러 규모의 페이스북과 구글
  10. ^ Zsolt, Szederkenyi (2018-08-17). "How to prevent fake supplier type frauds by implementing comprehensive invoice management processes" (PDF). Retrieved 2018-08-17.[영구적 데드링크]