문서 캡처 소프트웨어
Document capture software |
문서 캡처 소프트웨어는 고급 문서 분류 및 데이터 수집 프로세스를 제공하기 위해 종이 문서 스캔 또는 전자 문서 Import 프로세스를 자동화하는 기능과 기능 세트를 제공하는 응용 프로그램을 말합니다.스캐너와 복사기를 포함한 대부분의 스캔 하드웨어는 PDF, TIFF, JPG, BMP 등 다양한 이미지 파일 형식으로 스캔할 수 있는 기본적인 기능을 제공합니다.이 기본 기능은 문서 캡처 소프트웨어에 의해 강화되어 프로세스의 효율성과 표준화를 추가할 수 있습니다.
일반적인 기능
문서 캡처 소프트웨어의 일반적인 기능은 다음과 같습니다.
- 바코드 인식
- 패치 코드 인식
- 분리
- 광학 문자 인식(OCR)
- 옵티컬 마크 인식(OMR)
- 품질 보증
- 색인화
- 이행
문서 캡처 솔루션 구현 목표
문서 캡처 솔루션을 구현하는 목적은 문서 컬렉션에서 정보를 스캔, 분리, 강화, 정리, 분류, 정규화 및 수집하는 데 소요되는 시간을 줄이고 이미지/PDF 파일 및/또는 OCR 텍스트와 함께 메타데이터를 생성하는 것입니다.그런 다음 이 정보는 파일 공유, FTP 사이트, 데이터베이스, 문서 관리 또는 엔터프라이즈 컨텐츠 관리 시스템으로 마이그레이션됩니다.이러한 시스템은 종종 생성된 메타데이터를 기반으로 자산을 검색할 수 있는 검색 기능을 제공하며 문서 이미징 소프트웨어를 사용하여 볼 수 있습니다.
문서 캡처 시스템 솔루션 - 일반
문서 관리 시스템과의 통합
ECM(Enterprise Content Management) 및 그 DMS 컴포넌트(Document Management System)는 MS Word, PDF 등 모든 유형의 전자 파일에 대한 기업 문서 관리 시스템으로 많은 조직에서 채택되고 있습니다.그러나 조직이 보유하고 있는 정보의 대부분은 문서 상에 있으므로 동일한 문서 저장소에 통합해야 합니다.
조직은 스캔을 통해 종이 문서를 디지털 형식으로 변환함으로써 종이를 TIF, JPG, PDF 등의 이미지 형식으로 변환하고 OCR 기술을 사용하여 문서에서 귀중한 인덱스 정보 또는 비즈니스 데이터를 추출합니다.디지털 문서 및 관련 메타데이터는 ECM에 다양한 형식으로 쉽게 저장할 수 있습니다.이러한 형식 중 가장 일반적인 것은 PDF로, 문서를 정확하게 나타낼 뿐만 아니라 문서 내의 모든 OCR 텍스트를 PDF 이미지 뒤에 저장할 수 있습니다.이 형식은 숨겨진 텍스트가 있는 PDF 또는 검색 가능한 PDF라고 합니다.이렇게 하면 메타데이터 필드에서 키워드를 사용하거나 저장소 전체에서 PDF 파일의 내용을 검색하여 문서를 검색할 수 있습니다.
ECM/DMS에 문서를 스캔하는 장점
서류상의 정보는 일반적으로 내부적으로 생성되는 전자 문서와 마찬가지로 조직에 중요합니다.대부분의 경우 이 정보는 공급업체 및 고객과의 일상적인 통신의 대부분을 차지합니다.SharePoint나 CMIS와 호환되는 저장소 등의 문서 관리 시스템을 통해 이 정보를 내부적으로 관리하고 공유할 수 있으므로 부서 또는 직원 간의 협업이 향상되고 홍수나 화재 등의 재해로 인해 이 정보가 손실될 위험이 제거됩니다.
ECM/DMS를 채택하고 있는 조직에서는 서류상의 정보를 전자 비즈니스 프로세스의 일부로 포함시켜 다른 관련 사무실 문서 및 이메일과 함께 고객 레코드 파일에 통합할 수 있는 전자 워크플로우를 구현하는 경우가 많습니다.구매 주문서 및 공급업체 송장 등의 비즈니스 크리티컬 문서의 경우 문서를 디지털화하면 비즈니스 트랜잭션의 속도를 높일 수 있을 뿐만 아니라 CRM, ERP, 회계 등의 비즈니스 시스템에 데이터를 입력하기 위한 수작업을 줄일 수 있습니다.스캔한 송장은 이메일 또는 전자 워크플로우를 통해 지불 승인을 위해 관리자에게 전송될 수도 있습니다.
전자 문서 캡처
Document Capture Software의 초기 구현에서는 이 기술은 종이 문서의 디지털화와 정보 캡처에만 초점을 맞췄습니다.문서 이미지는 TWAIN/IS 드라이버를 통해 문서 스캐너에서 획득되었습니다.일반적으로 이러한 솔루션과 호환되는 것은 TIF, JPG 및 BMP와 같은 이미지 기반 파일 형식뿐입니다.그러나 최근 몇 년 동안 전자적으로 작성된 문서의 양과 독점 파일 형식의 수가 기하급수적으로 증가하면서 전자 형식으로 존재하는 문서를 처리해야 하는 필요성이 커지고 있습니다.관련 문서 캡처 제품은 모든 수신 문서를 처리할 수 있는 통합 처리 워크플로우를 만드는 것을 목표로 이미지 파일 형식이 아닌 파일 형식으로 작동하도록 조정되었습니다.
다양한 소스에서 파일을 Import할 수 있는 것이 이러한 적응의 한 예입니다.ECM/DMS 소프트웨어 솔루션, 이메일 서버, FTP 및 EDI에서 문서를 가져오는 것은 종이 캡처와 마찬가지로 문서 캡처 소프트웨어의 요구 사항입니다.
출력 파일을 텍스트 기반 PDF 형식으로 정규화하는 것도 독자적인 전자 파일 형식을 장기간 보관하는 데 있어 또 다른 중요한 요소입니다.정규화에 의해, 원래의 전자 파일을 작성한 유저 뿐만이 아니라, 기업 전체의 유저에게 파일의 액세스와 사용이 확대됩니다.
