엔터프라이즈 콘텐츠 관리

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엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)는 콘텐츠 항목별로 타임라인을 추가하고 콘텐츠 항목의 작성, 승인 및 배포를 위한 프로세스를 시행함으로써 콘텐츠 관리의 개념을 확장합니다.ECM을 사용하는 시스템은 일반적으로 아날로그 또는 디지털 관리 항목을 위한 안전한 저장소를 제공합니다.또한 컨텐츠를 가져와 새 항목을 관리하는 하나 이상의 방법과 항목을 사용할 수 있도록 하는 여러 가지 프레젠테이션 방법도 있습니다.ECM 콘텐츠는 DRM(Digital Rights Management)에 의해 보호될 수 있지만 필수는 아닙니다.ECM은 컨텐츠가 ^[1]생성되는 기업의 프로세스와 절차를 인식하고 있다는 점에서 일반적인 컨텐츠 관리와는 구별됩니다.

정의

• 2005년 후반:이 테크놀로지는 조직 프로세스와 관련된 콘텐츠와 문서를 캡처, 관리, 저장, 보존 및 제공하기 위해 사용되었습니다.
• 2006년 초: ECM 툴과 전략을 통해 조직의 비정형 정보를 어디에 있든 관리할 수 있었습니다.
• 2008년 초:전략, 방법 및 도구는 조직 프로세스와 관련된 컨텐츠 및 문서를 캡처, 관리, 저장, 보존 및 전달하는 데 사용되었습니다.ECM 툴과 전략을 통해 조직의^[1] 비정형 정보를 어디에 있든 관리할 수 있었습니다.
• 2010년 초:전략, 방법 및 도구는 조직 프로세스와 관련된 컨텐츠 및 문서를 캡처, 관리, 저장, 보존 및 전달하는 데 사용되었습니다.ECM은 정보가 종이 문서, 전자 파일, 데이터베이스 인쇄 스트림, 심지어 전자^[1] 메일의 형태에 관계없이 기업 전체의 정보 관리를 커버했습니다.
• 2017년 3월:AIIM(Association for Information and Image Management)은 "엔터프라이즈 콘텐츠 관리"를 "인텔리전트 정보 관리"로 대체할 것을 제안했습니다.IIM은 "조직 프로세스와 관련된 콘텐츠 및 문서를 작성, 캡처, 자동화, 제공, 보안 및 분석하기 위해 사용되는 전략, 방법 및 도구"로 정의됩니다.IIM은 콘텐츠 ^[2]자체뿐만 아니라 콘텐츠와 데이터의 관리를 의미합니다."

최신 정의는 전통적으로 기록 및 문서 관리 시스템에 의해 다루어져 온 영역을 포함한다.즉, 데이터를 종이 및 마이크로필름과 같은 디지털 및 전통적인 형태로 변환하는 것을 의미합니다.

ECM은 포괄적인 용어로서 문서 및 웹 콘텐츠 관리, 검색, 협업, 레코드 관리, 디지털 자산 관리(DAM), 워크플로우 관리, 캡처 및 스캔을 포함합니다.최초 발행(또는 작성)부터 아카이브 및 최종 폐기까지 정보의 라이프 사이클을 관리합니다.다음 4가지 방법으로 제공됩니다.

• 사내 소프트웨어(조직 네트워크에 설치)
• SaaS(Software as a Service): 소프트웨어 제조업체의 시스템에 저장된 정보에 대한 웹 액세스
• 사내 컴포넌트와 SaaS 컴포넌트의 하이브리드
• 서비스로서의 인프라스트럭처(IaaS): 물리 컴퓨팅 리소스, 위치, 데이터 파티션, 확장, 보안, 백업 등의 인프라스트럭처 세부 정보에서 사용자를 추상화하는 온라인 서비스

조직에 대한 이점으로는 효율성 향상, 제어 능력 향상, 비용 절감 등이 있습니다.은행들은 오래된 수표 사본을 창고에 보관하는 방식에서 ECM 시스템에 보관하는 방식으로 전환했습니다.기존 시스템에서는 고객이 수표 사본을 요청하는데 몇 주가 걸릴 수 있습니다. 은행 직원은 올바른 상자, 파일 및 수표가 있는 창고에 연락해야 했습니다.수표가 인출되고 사본이 만들어져서 은행으로 보내질 것이고, 은행은 그것을 고객에게 우송할 것이다.ECM 시스템이 설치되어 있으면 은행 직원은 고객의 계좌 번호와 요청된 수표 번호를 시스템에 문의할 수 있습니다.수표의 이미지가 화면에 뜨면 은행은 고객에게 즉시 사본을 발송할 수 있었습니다(보통 고객이 통화 중일 때).

범위

컨텐츠 관리의 일종인 엔터프라이즈 컨텐츠 관리는 문서의 캡처, 검색 및 네트워킹과 디지털 아카이브, 문서 관리 및 워크플로우를 결합합니다.여기에는 기업의 내부(대개 구조화되지 않은) 정보를 모든 형태로 사용하고 보존하는 데 관련된 과제가 포함됩니다.대부분의 ECM 솔루션은 B2E(Business-to-Employee) 시스템에 초점을 맞춥니다.

새로운 ECM 구성 요소가 등장했습니다.컨텐츠가 체크인 및 체크아웃될 때마다 새로운 메타데이터가 생성됩니다(어느 정도까지는 자동으로).사용자가 콘텐츠를 사용하는 방법(및 시기)에 대한 정보를 통해 시스템은 새로운 필터링, 라우팅 및 검색 경로, 기업 분류 및 의미 네트워크, 유지 규칙 결정을 얻을 수 있습니다.

솔루션은 직원(B2E)에게 인트라넷 서비스를 제공할 수 있으며 기업 간(B2B), 기업 간(B2G), 정부 간(G2B) 또는 기타 비즈니스 관계를 위한 엔터프라이즈 포털을 포함할 수 있습니다.이 범주에는 2016년까지 아키텍처를 ECM으로 완전히 전환하지는 못했지만 웹 인터페이스를 제공한 이전의 문서 관리 그룹웨어 및 워크플로우 솔루션이 대부분 포함됩니다.디지털 자산 관리는 디지털로 저장된 콘텐츠를 포함하는 ECM의 한 형태입니다.전문 의료 콘텐츠 관리 시스템은 의료 기기 및 상호 운용성에 대한 특별한 규제 요건을 충족합니다.

역사

2016년에 ECM을 포함한 기술은 1980년대 후반과 1990년대 초반의 전자 문서 관리 시스템(DMS)에서 파생되었습니다.원래의 DMS 제품은 스탠드아론으로 이미징, 워크플로우, 문서 관리 및 엔터프라이즈 릴레이션십 관리(ERM)의 4가지 영역 중 하나의 기능을 제공합니다.

일반적인 초기 DMS 사용자는 소규모 이미징 및 워크플로우 시스템(약 1개 부문)을 사용하여 종이 집약적인 프로세스를 개선하고 페이퍼리스 오피스를 향해 작업했습니다.최초의 스탠드아론 DMS 테크놀로지는, 종이 취급과 보관을 삭감해, 문서 손실을 저감 해, 정보에의 액세스를 고속화해, 시간을 절약(또는 정보 액세스의 향상)하는 것을 목적으로 하고 있습니다.DMS는 이전에는 종이, 마이크로필름 또는 마이크로피쉬로만 사용 가능했던 정보에 대한 온라인 액세스를 제공할 수 있었다.문서와 그 프로세스에 대한 제어를 개선함으로써 DMS는 비즈니스 프랙티스를 합리화했습니다.감사 추적은 문서 보안을 강화하고 생산성과 효율성을 측정했습니다.

DMS 제품 카테고리는 보완적인 것으로 간주되어 조직에서는 몇 가지 DMS 제품을 사용하고 싶다고 생각하고 있었습니다.고객 서비스 부문은 이미징, 문서 관리 및 워크플로우를 조합할 수 있습니다.회계 부문은 ERM 시스템에서 공급업체의 청구서에 액세스하거나 이미징 시스템에서 구매 주문서를 받거나 문서 관리 시스템에서 계약을 체결할 수 있습니다.조직은 인터넷망을 구축하면서 웹 콘텐츠를 관리하고자 했습니다.개별 부서를 자동화한 조직은 보다 광범위한 도입을 구상하기 시작했습니다.

통합 DMS 시스템으로의 이동은 소프트웨어 업계의 공통 트렌드를 반영하고 있습니다.즉, 소규모 시스템을 보다 포괄적인 시스템으로 통합하는 것입니다.워드프로세서, 스프레드시트 및 프레젠테이션 소프트웨어는 시장이 통합으로 전환된 1990년대 초반까지 독립형 제품이었습니다.

초기 개발자들은 기능 통합이 거의(또는 전혀) 없는 패키지화된 단일 "수트"로서 여러 개의 독립형 DMS 기술을 제공했습니다.2001년경 업계에서는 통합 시스템에 ^{[citation needed]}대해 "엔터프라이즈 콘텐츠 관리"라는 용어를 사용하기 시작했습니다.

2006년에는 마이크로소프트(SharePoint 제품군 포함)와 오라클 Corporation(Oracle Content Management 포함)이 저비용 ECM ^[a][3]시장에 뛰어들었습니다.오픈 소스 ECM 제품도 사용할 수 있습니다.

Health Insurance Portability and Accountability Act(HIPAA), BS 7799 및 ISO/IEC 27001을 포함한 정부 표준은 ECM의 개발과 사용에 영향을 미칩니다.2016년에는 조직이 단일 ECM 시스템을 구축하여 모든 부서의 정보를 관리할 수 있었습니다.

용도

기업은 효율성을 높이고 정보 제어를 개선하며 전반적인 정보 관리 비용을 절감하기 위해 ECM을 채택하고 있습니다.ECM은 키워드 및 전체 텍스트 검색을 통해 레코드에 대한 액세스를 간소화하여 직원이 데스크톱에서 필요한 정보를 신속하게 얻을 수 있도록 지원합니다.

관리 시스템은 기업이 HIPAA, Sarbanes와 같은 정부 및 업계의 규제를 준수하도록 지원합니다.Oxley Act, PCI DSS(Payment Card Industry Data Security Standard) 및 연방민사소송규칙(Federal Rules of Civil Processor.사용자, 기능 및 레코드 수준의 보안은 중요한 데이터를 보호합니다.문서의 일부 정보는 수정될 수 있으므로 ID나 주요 데이터를 손상시키지 않고 나머지를 공유할 수 있습니다.시스템 내의 모든 액션이 추적되어 다양한 규제 준수를 증명하는 것으로 보고될 수 있습니다.

특성.

Ulrich Kampfmeyer는 Computerwoche ^[4]기사에서 ECM의 특징을 다음과 같이 설명했습니다.

• 미들웨어: 수직 애플리케이션 및 아일랜드 아키텍처의 제약을 없애고 사용자에게 투명합니다.ECM은 기존의 호스트 및 클라이언트-서버 시스템과 더불어 세 번째 플랫폼을 제공합니다.Campfmeyer에 따르면 엔터프라이즈 애플리케이션 통합(EAI)과 서비스 지향 아키텍처(SOA)는 ECM 구현에서 중요한 역할을 할 것이라고 합니다.
• 소스나 필요한 용도에 관계없이 정보를 관리하고 다양한 애플리케이션에서 사용할 수 있는 독립형 서비스.특정 용도에서는 하나의 일반 서비스만 사용할 수 있습니다.이것에 의해, 병렬 기능의 코스트나 유지보수가 불필요하게 됩니다.다양한 서비스를 연결하는 인터페이스의 표준은 ECM 구현에 중요한 역할을 합니다.
• 기업 정보를 조합한 정보, 데이터 및 문서 웨어하우스의 통일된 저장소.정보 라이프 사이클 관리는 ECM 구현에도 중요한 역할을 합니다.

ECM은 사용자에게 보이지 않을 때 올바르게 작동하고 있습니다.하위 서비스로 특수 애플리케이션을 지원합니다.ECM은 정형 데이터 및 비정형 정보를 처리, 제공 및 관리하는 기술을 포함하는 다중 계층 모델입니다.웹 콘텐츠 관리 시스템의 정보를 관리하고 범용 ^[5]저장소로 보관합니다.

구성 요소들

ECM은 전사적 ^[5]시스템에 통합되지 않고 독립형 시스템으로 사용할 수 있는 구성 요소를 결합합니다.AIIM(Association for Information and Image Management)은 5개의 ECM 컴포넌트를 다음과 같이 정의했습니다.

• 캡처
• 관리하다
• 가게
• 보존하다
• 제공하다^[6]

캡처

캡처는 종이 문서의 정보를 스캔에 의해 전자 형식으로 변환하고 전자 파일 및 정보를 일관된 구조로 수집하여 관리합니다.캡처 기술에는 메타데이터 작성도 포함되며 검색 기술을 통해 위치를 쉽게 찾을 수 있는 문서의 특성을 설명합니다.의료 차트에는 환자 ID, 이름, 방문 날짜 및 의료인이 차트를 찾을 수 있는 절차가 포함될 수 있습니다.

이전의 문서 자동화 시스템은 마이크로필름 또는 마이크로피쉬에 저장하기 위해 문서를 촬영했습니다.이미지 스캐너는 종이 문서의 디지털 복사본을 만듭니다.이미 디지털 형식의 문서를 온라인으로 사용할 수 있는 경우 복사하거나 연결할 수 있습니다.자동 또는 반자동 캡처는 전자 데이터 교환(EDI) 또는 XML 문서, 비즈니스 및 ERP 애플리케이션 또는 특수 애플리케이션 시스템을 소스로 사용할 수 있습니다.

인식 테크놀로지

스캔한 문서나 디지털 팩스에서 정보를 추출하는 인식 테크놀로지는 다음과 같습니다.

• OCR(광학식 문자 인식): 타이프 세트 텍스트의 이미지를 영숫자로 변환합니다.
• 수기 인식(HWR): 수기 텍스트의 이미지를 영숫자로 변환합니다.
• Intelligent Character Recognition(ICR; 인텔리전트 문자 인식): OCR 및 HWR을 확장하여 비교, 논리 접속 및 참조 목록 및 기존 데이터와의 체크를 사용하여 인식 향상
• OMR(광학식 마크 인식): 미리 정의된 필드의 특수 마크(체크 마크나 점 등)를 읽습니다.
• 바코드 인식:제품 및 기타 상용 데이터의 업계 표준 인코딩 해독

이미지 정리

이미지 정리 기능에는 회전, 직선화, 색상 조정, 전위, 줌, 정렬, 페이지 분리, 주석 및 노이즈 감소가 포함됩니다.

양식 처리

양식 처리에는 두 가지 기술 그룹이 있지만, 문서의 정보 내용과 특성은 같을 수 있습니다.스캔을 통해 인쇄된 양식을 캡처하는 것입니다. 잘 설계된 양식이 자동 처리를 가능하게 하기 때문에 인식 기술이 자주 사용됩니다.자동처리는 레이아웃, 구조, 논리 및 내용을 캡처 시스템에 알고 있는 경우 전자 양식(웹 페이지를 통해 제출된 양식 등)을 캡처할 수 있습니다.

엔터프라이즈 보고서 관리

ERM(Enterprise Report Management)은 ECM 시스템용 광디스크 또는 기타 디지털 스토리지에 보고서 및 기타 문서를 기록합니다.이 기술은 원래 레이저 디스크와 함께 사용되었습니다.

데이터 집약

데이터 집약을 통해 서로 다른 애플리케이션 및 소스의 문서를 통합하여 균일한 구조와 형식으로 스토리지 및 프로세싱 시스템에 전달합니다.

서브젝트 인덱스

제목 색인은 검색을 개선하여 정보를 구성하는 다른 방법을 제공합니다.수동 색인화는 인덱스 데이터베이스 속성을 수동으로 내용에 할당하며, 일반적으로 관리 및 액세스를 위해 "관리" 데이터베이스에서 사용됩니다.

자동 및 수동 속성 인덱스는 가능한 인덱스 값의 수를 제한하거나 특정 기준을 자동으로 할당하는 문서 클래스를 설명할 수 있는 사전 설정된 입력 설계 프로파일을 통해 쉽게 수행할 수 있습니다.자동분류 프로그램은 인덱스, 카테고리, 데이터 전송을 자율적으로 할 수 있습니다.전자정보 오브젝트에 포함된 정보를 바탕으로 미리 정의된 기준 또는 자기학습 프로세스에 따라 정보를 평가할 수 있다.

관리하다

관리 카테고리에는 5개의 응용 프로그램 영역이 있습니다.

• 문서관리(DMS)
• 콜라보레이션 소프트웨어
• 웹 포털을 포함한 웹 콘텐츠 관리
• 기록 관리
• 워크플로우 및 비즈니스 프로세스 관리(BPM)

다른 컴포넌트를 연결하여 조합 또는 개별적으로 사용할 수 있습니다.문서 관리, 웹 콘텐츠 관리, 협업, 워크플로우 및 비즈니스 프로세스 관리는 정보 라이프사이클의 동적 부분을 처리합니다.기록 관리는 최종 문서를 조직의 보존 기간에 따라 관리하며, 이는 정부 규정 및 업계 관행을 준수해야 합니다.데이터베이스 및 액세스 권한 시스템을 통합한 구성 요소 관리

문서 관리

문서 관리 시스템은 문서를 작성부터 보관까지 제어합니다.다음과 같은 것이 있습니다.

• 체크인 체크아웃: 저장된 정보의 일관성을 확인합니다.
• 버전 관리: 동일한 정보의 다른 버전을 리비전 및 다른 형식으로 추적합니다.
• 검색 및 탐색:정보 및 관련 컨텍스트를 찾습니다.
• 파일, 폴더 및 개요에서 문서 구성

문서 관리는 다른 관리 구성요소, 사무실 응용프로그램(예: Microsoft Outlook 및 Exchange 또는 Lotus Notes 및 Domino) 및 정보 저장소를 관리하는 라이브러리 서비스와 겹칩니다.

콜라보레이션

ECM 시스템의 협업 구성요소는 사용자가 협력하여 콘텐츠를 개발하고 처리할 수 있도록 지원합니다.이러한 컴포넌트의 대부분은 협업 소프트웨어 패키지에서 개발되었으며 ECM 협업 시스템에는 지식 관리 요소가 포함되어 있습니다.

정보 데이터베이스 및 처리 방법은 동일한 컨텐츠 항목의 여러 사용자가 동시에 사용하도록 설계되었습니다.협업은 스킬 기반의 지식, 자원 및 배경 데이터를 사용하여 공동 정보 처리를 수행합니다.관리 컴포넌트(브레인스토밍용 가상 화이트보드, 예약 스케줄, 프로젝트 관리 시스템 등) 및 화상 회의 등의 통신 애플리케이션을 포함할 수 있습니다.협업 ECM은 다른 응용 프로그램의 정보를 통합할 수도 있습니다.

웹 콘텐츠 관리

ECM은 콘텐츠 관리 시스템(CMS)을 통합하여 ECM ^[7]저장소에서 관리되는 기존 정보를 제공합니다.

파일 및 아카이브 관리

기존의 전자 아카이브 시스템과 달리 파일 및 아카이브 관리는 기업이 아카이브해야 하는 레코드, 중요한 정보 및 데이터의 관리입니다.스토리지 미디어와는 별개로 관리 대상 정보를 전자적으로 저장할 필요가 없습니다.파일 및 아카이브 관리에는 다음이 포함됩니다.

• 정보의 질서 있는 저장을 위한 파일 계획 및 기타 구조화된 인덱스 시각화
• 사용자 또는 제어된 단어 목록에 의해 지원되는 정보의 명확한 색인화
• 기록 보유 및 삭제 일정 관리
• 특성에 따른 정보 보호
• 저장된 정보의 명확한 식별과 설명을 위한 산업별(또는 전사적) 표준화된 메타데이터

워크플로우 및 비즈니스 프로세스 관리

「워크플로우」와 「비즈니스 프로세스 관리」(BPM)의 용어는, 서로 다른 의미로 사용되고 있습니다.프로덕션 워크플로우는 미리 정의된 시퀀스를 사용하여 프로세스를 제어합니다. 임시 워크플로에서 사용자는 프로세스 시퀀스를 결정합니다.사용자는 워크플로우 솔루션에서 상호 작용하며 워크플로우 엔진은 정보 및 데이터 흐름을 제어하는 백그라운드 서비스입니다.워크플로우 관리에는 다음이 포함됩니다.

• 프로세스 및 조직 구조의 시각화
• 관련 문서 또는 데이터와 함께 정보의 캡처, 관리, 시각화 및 전달
• 데이터 처리 도구(응용 프로그램 등)와 오피스 제품 등의 문서 통합
• 동시 저장을 포함한 프로시저의 병렬 및 순차 처리
• 알림, 마감, 위임 및 기타 관리 기능
• 프로세스 상태, 라우팅 및 결과 모니터링 및 문서화
• 프로세스 설계 및 표시 도구

AIIM에 따르면 BPM은 조직 프로세스를 검토(및 제어)하는 방법입니다.

가게

저장 컴포넌트는 필요없거나 필요하거나 장기간 저장 또는 보존할 준비가 되지 않은 정보를 일시적으로 저장합니다.스토어 컴포넌트가 장기 아카이브에 적합한 미디어를 사용하는 경우에도 "보존"과는 별개입니다.

스토어 컴포넌트는 다음 세 가지 범주로 나눌 수 있습니다.

• 저장소: 저장소 위치
• 라이브러리 서비스: 저장소의 관리 컴포넌트
• 스토리지 테크놀로지

저장소

ECM 저장소를 결합할 수 있습니다.종류는 다음과 같습니다.

• 파일 시스템:주로 입력 및 출력 캐시로 임시 스토리지에 사용
• 콘텐츠 관리 시스템:콘텐츠용 스토리지 및 저장소 시스템. 데이터베이스 또는 특수 스토리지 시스템일 수 있습니다.
• 데이터베이스는 정보를 관리하며 문서, 내용 또는 미디어를 저장할 수도 있습니다.
• 데이터 웨어하우스:다양한 소스로부터 정보를 제공하는 데이터베이스를 기반으로 하는 복잡한 스토리지 시스템.문서나 정보와 같은 글로벌 기능을 사용하여 설계할 수 있습니다.

라이브러리 서비스

라이브러리 서비스는 정보에 대한 액세스, 캡처 및 컴포넌트로부터의 정보 수집 및 저장을 처리하는 ECM 관리 컴포넌트입니다.또한 동적 저장소, 저장소 및 장기 보존 아카이브의 저장 위치도 관리합니다.저장 장소는 정보 특성 및 분류에 따라 결정됩니다.라이브러리 서비스는 관리 구성 요소의 데이터베이스와 함께 작동하여 검색 및 검색을 제공합니다.

온라인 스토리지(데이터 및 문서에 직접 액세스), 니어라인 스토리지(스토리지 시스템의 랙에 있는 광학 디스크의 데이터 및 문서와 같이 빠르게 액세스할 수 있는 미디어의 데이터 및 문서) 및 오프라인 스토리지(빠르게 사용할 수 없는 미디어의 데이터 및 문서)를 관리합니다.

문서 관리 시스템이 제공하지 않을 경우, 라이브러리 서비스는 정보 상태를 제어하는 버전 관리 및 제어된 정보 제공을 위한 체크인/체크아웃을 해야 합니다.감사 추적, 정보 사용 및 편집 로그를 생성합니다.

스토리지 테크놀로지

애플리케이션 및 시스템 환경에 따라 다양한 기술을 사용하여 정보를 저장할 수 있습니다.

• 자기 온라인 미디어:하드 디스크 드라이브(통상은 RAID 시스템으로 구성)는 로컬로 접속하거나 스토리지 영역 네트워크의 일부 또는 다른 서버(네트워크 접속 스토리지)로부터 마운트할 수 있습니다.
• 자기 테이프: 자기 테이프 데이터 스토리지는 테이프 라이브러리의 형태로 로보틱스를 사용하여 니어라인 스토리지를 제공합니다.독립 실행형 테이프 드라이브를 백업에 사용할 수 있습니다.
• 디지털 옵티컬 미디어:스토리지 시스템은 콤팩트 디스크 및 DVD 광학 미디어와 더불어 자기 광학 드라이브를 사용할 수 있으며, 니어라인 스토리지에는 광학 주크박스를 사용할 수 있습니다.주크박스의 옵티컬(광학식) 미디어를 오프라인으로 전환할 수 있습니다.
• 클라우드 컴퓨팅: 데이터를 인터넷을 통해 액세스할 수 있습니다.

보존

유지란 변하지 않는 정보의 장기적이고 안전한 저장 및 백업입니다.일반적으로 ECM 레코드 관리를 통해 수행되며, 기업이 정부 및 업계 규정을 준수하도록 지원할 수 있습니다.

컨텐츠의 변경이 최종적으로 정지해, 정적이 됩니다.ECM의 디지털 보존 구성 요소도 보관할 필요가 없는 정보를 일시적으로 저장합니다.구성 요소 유지에는 특수 뷰어, 변환 및 마이그레이션 도구, 장기 저장 미디어가 있습니다.

• Write Once Read Many (WORM) 5.25 인치 (13.3 cm) 또는 3.5 인치 (89 mm) 옵티컬 디스크, CD-R 및 DVD-R
• 시큐어 드라이브의 자기 테이프
• 덮어쓰기, 삭제 및 편집으로부터 소프트웨어를 보호하는 콘텐츠 주소 지정 스토리지
• 스토리지 네트워크는 변경되지 않는 스토리지와 조작 및 삭제에 대한 보호를 제공하는 편집 방지 감사 기능을 제공하는 경우 사용될 수 있습니다.
• 마이크로필름, 마이크로피시 및 조리개 카드와 같은 마이크로폼은 일반적으로 전자 정보를 보호하기 위해 사용됩니다.
• 종이는 또한 전자 정보를 보호합니다.

장기 보존 전략

정보의 장기적인 가용성을 보장하기 위해 전자 아카이브에는 몇 가지 전략이 사용됩니다.애플리케이션, 인덱스 데이터, 메타데이터 및 오브젝트는 오래된 시스템에서 새로운 시스템으로 지속적으로 이행될 수 있습니다.오래된 소프트웨어의 에뮬레이션에 의해 사용자는 원래의 데이터와 오브젝트에 액세스 할 수 있습니다.소프트웨어는 보존된 오브젝트의 형식을 특정하여 새로운 환경에 표시할 수 있습니다.

배달하다

엔터프라이즈 출력 관리는 구성 요소를 관리, 저장 및 보존하는 정보를 제공합니다.ECM용 Association for Information and Image Management 모델은 기능 기반입니다.전달 컴포넌트는 다른 시스템에 정보를 입력하거나(노트북 미디어에 정보를 전송하거나 출력 파일을 생성하는 등) 저장 및 보존을 위한 정보를 준비할 수 있습니다.

딜리버리 컴포넌트는 변환 테크놀로지, 보안 테크놀로지 및 배포의 3가지 그룹으로 나눌 수 있습니다.변환 및 보안은 미들웨어 서비스이며 모든 ECM 구성 요소에서 동일하게 사용할 수 있어야 합니다.출력의 주요 기능은 레이아웃 및 설계(출력 레이아웃 및 포맷 도구 포함)와 전자 출판(배포용 정보 표시)입니다.

변환 테크놀로지

변환은 백그라운드 서비스로 제어 및 추적 가능해야 합니다.다음과 같은 것이 있습니다.

• 레이저 디스크에 대한 컴퓨터 출력(COLD): 전달에 사용하는 경우 COLD는 배포 및 아카이브를 위해 출력 데이터를 준비합니다.응용 프로그램에는 목록 및 형식화된 출력(예: 개인화된 고객 서신), 저널 및 로그가 포함됩니다.
• 커스터마이즈:사용자 요구에 맞게 기능 및 출력 커스터마이즈
• XML(확장 마크업 언어):인터페이스, 구조, 메타데이터 및 문서에 대한 표준화된 크로스 플랫폼 기술 지원
• PDF (휴대용 문서 형식):콘텐츠 검색, 메타데이터 추가 및 전자서명 삽입을 허용하는 크로스 플랫폼 인쇄 및 배포 형식입니다.PDF 는, 전자 데이터로부터 생성되는 경우, 해상도에 의존하지 않고, 어떠한 스케일에서도 선명하게 재생할 수 있습니다.
• 개방형 XML 종이 사양(OpenXPS):Microsoft가 개발한 XML 사양으로, XPS 문서의 배포, 아카이브, 렌더링 및 처리를 위한 형식과 규칙을 설명합니다.
• 변환기 및 뷰어: 정보를 다른 형식으로 표시(및 출력)하기 위해 균일한 형식을 생성합니다.
• 데이터 압축: 그림 정보에 필요한 스토리지 공간을 줄입니다.
• 웹 신디케이션:다양한 용도로 여러 형식으로 여러 번 사용할 수 있도록 다양한 형식, 선택 항목 및 양식의 내용을 표시합니다.

보안 테크놀로지

보안 기술은 모든 ECM 구성 요소에 사용할 수 있습니다.전자 서명은 문서를 보낼 때 및 스캔할 때 전체 캡처를 문서화하는 데 사용됩니다.공개키 인프라스트럭처는 기본적인 전자서명 테크놀로지입니다.키와 증명서를 관리하고 시그니처의 신뢰성을 체크합니다.그 외의 전자 서명은, 송신자의 ID 와 송신 데이터의 정합성을 확인합니다.

디지털 권리 관리 및 워터마킹은 콘텐츠 신디케이션 및 미디어 자산 관리에서 지적 재산권과 저작권을 관리하고 보호하기 위해 사용됩니다.파일에 내장된 전자 워터마크는 인터넷 컨텐츠에 대한 사용 권한을 보호합니다.

분배

ECM은 다양한 출력 및 분배 매체와 함께 사용자에게 제공됩니다.

방법들

사내에서

ECM은 기업이 기업 네트워크에 구현하는 소프트웨어 애플리케이션으로 개발되었으며, 각 기업은 ECM 및 데이터를 저장하는 네트워크 장치를 관리하고 유지관리합니다.사내 ECM 시스템은 조직의 요구에 맞게 맞춤화할 수 있습니다.종이 문서 캡처에는 이미지 스캐너나 다기능 디바이스 등의 디바이스가 필요하기 때문에 일반적으로 사내에서 실행되지만 웹 전송이나 CD, DVD 또는 기타 외부 스토리지 디바이스에서 대량의 스캔, 색인화 및 반환을 위해 서비스 부서에 아웃소싱될 수 있습니다.

서비스로서의 소프트웨어(SaaS)

클라우드 컴퓨팅이라고도 하는 서비스형 소프트웨어 ECM은 사용자가 온 디맨드로 온라인으로 액세스할 수 있습니다.

시장 개척

2003년 이전 ECM 시장은 두 가지 범주로 분류되는 중간 규모의 독립 공급업체가 주도했습니다. 즉, 문서 관리 회사(Laserfiche, Saros, Documentum, docStar 및 OpenText)에서 시작하여 다른 비즈니스 컨텐츠의 관리를 추가하기 시작한 공급업체와 웹 컨텐츠 관리 공급업체(Interwoven, V)로 시작한 공급업체입니다.이그넷과 스텔렌트)는 비즈니스 문서와 리치 미디어를 관리하는 분야로 영역을 확장하려고 했습니다.

2002년 Documentum은 eRoom을 인수하여 협업 기능을 추가하였습니다.Interwoven과 Vignette는 iManage와 Intraspect를 인수하여 이에 대응하였습니다.Documentum은 디지털 자산 관리(DAM) 기능을 위해 Bulldog를 인수했습니다.Interwoven과 OpenText는 MediaBin과 Artesia를 인수하여 이에 대응했습니다.OpenText는 유럽의 소프트웨어 회사인 IXOS와 Red Dot도 인수했다.2003년 10월에 EMC Corporation은 Documentum을 인수했습니다.IBM은 2006년에 FileNet을 인수했고 Oracle은 Stellent를 인수했으며 OpenText는 그 해에 Humningbird Ltd.도 인수했습니다.Hewlett-Packard(HP)는 2008년에 호주 기업 Tower Software를 인수했습니다.2009년 3월에 Autonomy는 Interwoven을 인수했습니다.OpenText는 그해 7월에 Vignette를, 2011년 2월에 MetaStorm을 인수했습니다.OpenText는 2011년 ^[8]7월에 Global 360을 인수하였으며,^[9] HP는 2011년 8월에 Autonomy를 인수하기로 합의하였습니다.

2007년 4월, CMS Watch의 교장인 Alan Pelz-Sharpe는 다음과 같이 말했습니다.「이 업계에서 가장 큰 기업 중 일부는, 향후 몇년간 로드맵과 제품 세트의 변화를 가져오는 큰 변혁을 겪고 있습니다.^[10]Nuxeo와 Alfresco는 그 ^[11]해에 오픈 소스 ECM 소프트웨어를 제공했습니다.

Gartner는 2010년에 ECM 시장이 2009년에 약 35억 달러에 달할 것으로 예측했습니다.이러한 시장규모는 2014년까지 10.1%의 연간 성장률로 성장할 것으로 예상되었습니다.2010년에 ^[12]시장은 다수의 인수합병을 경험했습니다.2014년 Real Story Group(이전의 CMS Watch)은 2014년 ECM ^[13]평가에 클라우드 기반 벤더를 추가했습니다.

「 」를 참조해 주세요.

• 콘텐츠 관리 상호 운용성 서비스
• 엔터프라이즈 콘텐츠 통합
• 엔터프라이즈 출력 관리
• 정보 거버넌스
• 정보과학
• 콘텐츠 관리 시스템 목록
• 저장소 개방형 서비스 인터페이스 정의
• 콘텐츠 관리 시스템

메모들

레퍼런스

참고 문헌