문서 자동화

Document automation

문서 자동화(문서 어셈블리 또는 문서 관리라고도 함)는 전자 문서 작성을 지원하는 시스템 및 워크플로우의 설계입니다.여기에는 기존 텍스트 및/또는 데이터의 세그먼트를 사용하여 새로운 문서를 작성하는 논리 기반 시스템이 포함됩니다.이 프로세스는 특정 산업 내에서 법률 문서, 계약서 및 서신을 조립하는 데 점점 더 많이 사용되고 있습니다.문서 자동화 시스템을 사용하여 문서 세트에 포함된 모든 조건부 텍스트, 변수 텍스트 및 데이터를 자동화할 수도 있습니다.

자동화 시스템을 통해 기업은 데이터 입력을 최소화하고 교정에 소요되는 시간을 단축하며 인적 오류와 관련된 위험을 줄일 수 있습니다.기타 이점으로는 용지 취급 감소, 문서 로딩, 보관, 유통, 우편/배송, 팩스, 전화, 인건비 및 낭비를 통한 시간 및 비용 절감 등이 있습니다.

문서 조립

기본적인 기능은 반복 문서의 번거로운 수동 입력을 사용자가 소프트웨어 중심의 인터뷰 질문이나 데이터 입력 화면에 응답하는 템플릿 기반 시스템으로 대체하는 것입니다.그런 다음 수집된 정보가 문서를 채워서 [1]좋은 초안을 형성합니다.오늘날의 고급 문서 자동화 시스템에서는 프로그래밍 없이 사용자가 직접 데이터와 규칙(논리)을 작성할 수 있습니다.

문서 자동화 소프트웨어는 주로 법률, 금융 서비스 및 리스크 관리 업계에서 사용되지만 트랜잭션 기반 문서를 생성하는 모든 업계에서 사용할 수 있습니다.문서 자동화 소프트웨어를 사용하는 방법의 좋은 예는 상업용 모기지 문서와 함께입니다.일반적인 상업용 주택담보대출 거래에는 다음과 같은 여러 문서가 포함될 수 있습니다.

이러한 문서 중 일부는 최대 80~100페이지까지 포함할 수 있으며, 수백 개의 옵션 단락과 데이터 요소를 포함할 수 있습니다.문서 자동화 소프트웨어는 트랜잭션 데이터를 기반으로 올바른 문서 변수를 자동으로 입력할 수 있습니다.또한 일부 문서 자동화 소프트웨어에서는 모든 관련 문서를 하나의 파일로 캡슐화하는 문서 스위트를 작성할 수 있어 업데이트와 협업이 쉽고 빠르게 이루어집니다.

학습하기 쉬운 단순한 소프트웨어 애플리케이션을 사용하여 지나치게 복잡하지 않고 문서 작성을 자동화할 수도 있습니다.예를 들어, Pathagoras는 자신을 '일반 텍스트, 허용되지 않는 필드' 문서 어셈블리 시스템으로 표현합니다.클립보드 관리자를 사용하면 자주 사용하는 텍스트 조각을 저장하고 논리 그룹으로 구성한 다음 빠르게 액세스하여 최종 문서에 붙여넣을 수 있습니다.

서플라이 체인(supply-chain)의 관리

물류에는 많은 서류가 사용되고 있습니다.송장, 포장 목록/슬립/시트(매니페스트), 내용 목록, 픽 티켓, 다양한 유형의 도착 확인 양식/보고서(MSDS, 파손된 상품, 반품품, 상세/요약 등), 수입/수출, 배송, 선하증권(BOL) 등입니다.이러한 서류는 보통 위탁자와 위탁자 간의 계약이기 때문에 당사자 쌍방과 서드파티 물류회사(3PL) 및 정부 등 모든 중개자에게 매우 중요합니다.로지스틱스, 서플라이 체인(supply-chain) 관리 및 유통 센터에서의 문서 처리는 일반적으로 수동 또는 바코드 스캐너, 소프트웨어 및 테이블 탑 레이저 프린터를 사용하여 반자동으로 이루어집니다.레이저 인쇄 문서를 주문과 자동으로 비교하여 동봉된 지갑/파우치를 배송 컨테이너에 삽입하거나 자동으로 적용하는 고속 문서 자동화 시스템 제조업체도 있습니다(대부분 유연한 폴리백 또는 골판지/강성 컨테이너).이러한 문서 자동화 시스템을 나타내는 외부 웹사이트 비디오 링크는 아래를 참조하십시오.프라이버시 보호 및 신원 도용은 특히 전자상거래, 인터넷/온라인 쇼핑 및 쇼핑 채널(기타 참조는 카탈로그 및 통신 판매)의 증가에 따라 매회 올바른 문서와 결합되거나 올바른 주문 또는 배송과 관련지어지는 것이 그 어느 때보다 중요해지고 있습니다.문서를 작성하는 소프트웨어는 ERP, WMS, TMS, 레거시 미들웨어 및 대부분의 회계 [citation needed]패키지입니다.

많은 연구 프로젝트가 화물 산업에서 [2][3]문서의 광범위한 표준화 및 자동화를 검토했습니다.

법률 서비스 분야

자동화 기술은 잠재적으로 온라인 인터페이스 또는 의사결정 [4]트리를 사용하여 고용 계약서 및 부동산 계획 문서와 같은 법률 문서를 제작할 때 사용될 수 있습니다.대형 로펌에서는 복잡한 기간표 작성 및 신용계약 [5][6]초안 작성과 같은 작업을 체계화하기 위해 문서 조립 시스템을 사용하는 경우가 많습니다.

2007년 법률 서비스법에[7] 의해 주도된 영국의 법률 서비스 시장이 자유화됨에 따라,[8][9] 대규모 기관은 고객에 대한 법률 지원을 포함하도록 서비스를 확대했습니다.대부분의 기업은 문서 자동화 기술을 사용하여 [10]웹을 통해 법률 문서 서비스를 제공하고 있습니다.이는 문서 자동화와 같은 기술이 대량으로 낮은 이윤의 법률 서비스를 '패키지화'하여 대중 시장 [11][12][13]고객에게 제공하는 상품화의 추세를 예고하는 것으로 보여지고 있습니다.

보험중

보험증서와 증명서는 종류에 따라 수백 페이지 분량의 보험서류가 될 수 있으며 보험자에 대한 구체적인 정보가 포함될 수 있습니다.통상, 이러한 보험 서류 패킷은, a) 자유 형식의 편지를 타이핑 하는 것, b) 미리 인쇄된 브로셔를 추가하는 것, d) 필요한 정보를 포함한 그래픽을 커스터마이즈 하는 것, 그리고 모든 문서를 수동으로 분류해 1개의 패킷에 삽입해, 피보험자에게 우송하는 것으로 작성되었습니다.1 개의 패킷에 포함되는 각종 문서에는, 다음의 종류의 문서가 포함됩니다.

  • 웰컴 레터
  • 계약.
  • 인증서.
  • 상태별 정책 문서
  • 보험항목 및 보험금액 목록
  • 수정 사항
  • 질주자
  • ID카드
  • 회사 정보
  • 마케팅부 재료( 다른 제품)
  • 데이터.

많은 일들 함께 한 패킷을로 갈 수 있습니다.대부분의 정책 관리 장치에서 체계지만,와 기타 필요한 재료로 강화되어야 할 수도 있고 시작 지점으로 정책 성명 어떤 종류의를 생성할 것입니다.

「 」를 참조해 주세요.

레퍼런스

  1. ^ 기사: Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech, 2006, 0: eal019v1을 사용한 기존 로펌 비즈니스 모델 파괴
  2. ^ "e-FREIGHT is an Integrated project within the EU's 7th Framework programme". e-Freight. Archived from the original on 30 May 2012. Retrieved 23 November 2012.
  3. ^ IATA. Cargo-XML 표준: 항공 화물 통신의 현대화.
  4. ^ Reyes, Eduardo. "Who's afraid of computer generation?". The Law Society Gazette. The Law Society of England and Wales. Retrieved 3 May 2019.
  5. ^ "How IT is changing the legal sector". Information Age. Bonhill Group plc. 20 December 2010. Retrieved 3 May 2019.
  6. ^ Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules. "Client services - Distance relationships". Legal Technology Journal. Archived from the original on 2 November 2010. Retrieved 3 May 2019.
  7. ^ 2007년 법무법 legislation.gov.uk
  8. ^ 기사: 빅뱅과 테스코의 법률 Jon Robins The Times에 대비
  9. ^ 기사: 가게 여행은 이혼으로 끝날 수 있다 Ellen[permanent dead link] Kelleher The Financial Times
  10. ^ 기사: 대형 브랜드 법률 서비스가 사무 변호사 Neil Rose The Guardian에게 나쁜 소식인 이유 (2010년 11월 2일 화요일)
  11. ^ 기사: 법률 서비스의 상품화 - 법률 업무의 미래를 위한 의미(2011-07-20 Wayback Machine Sylvia Lowe Law Gazette) 아카이브
  12. ^ 기사: Wayback Machine 교수 Richard Susskind OBE Legal Technology Journal(2006)에서 맞춤형에서 상품 아카이브 2011-01-29까지
  13. ^ 기사: Wayback Machine 교수 Richard Susskind OBE The Law Society Gazet(2006년 4월 13일(목))에서 상품 비즈니스 아카이브 2012-03-04