징수관리시스템

수집 정보 시스템이라고도 불리는 수집 관리 시스템(CMS)은 수집 기관의 수집 담당자나 개인 수집가 개인이 취미 활동가나 애호가들을 수집하는 데 사용하는 소프트웨어다.수집 기관들은 주로 박물관과 기록 보관소들이며, 거대하고 국제적인 기관에서부터 지역 역사 박물관이나 보존 협회 같은 매우 작거나 틈새에 특화된 기관들에 이르기까지 매우 광범위하다.둘째로 도서관과 미술관도 기관들을 모으고 있다.수집 관리 시스템(CMS)은 개인 또는 수집 기관이 수집 대상과 관련된 모든 정보를 "추적"하여 수집 대상의 구성, 통제 및 관리할 수 있도록 한다.^[1]대형 기관에서는 등록 담당자, 수집 관리자, 큐레이터 등의 수집 담당자가 CMS를 사용하여 대상 위치, 증명서, 큐레이터 정보, 보존 보고서, 전문 평가 및 전시 이력 등의 정보를 기록할 수 있다.그리고 나서 이렇게 기록된 모든 정보는 "교육, 회원가입, 회계, 행정"과 같은 다른 기관 부서에서도 접근하여 사용한다.^[2]

초기 컬렉션 관리 시스템은 기본적으로 카드 카탈로그의 디지털 버전인 데이터베이스의 카탈로그를 만들고 있었지만, 보다 최신 및 고급 시스템은 박물관 직원들 간의 커뮤니케이션을 개선하고 컬렉션 기반 작업과 워크플로우를 자동화 및 관리하는 데 사용되고 있다.^[3]수집 관리 시스템은 또한 학술 연구자, 기관 자원 봉사자 및 일반 대중에게 기관의 수집과 대상에 대한 정보에 대한 접근을 온라인 방법을 통해 점점 더 많이 제공하는 데 사용된다.^[4]

수집 관리 시스템의 개발 및 이력

1960년대에 도서관을 위해 기계 판독이 가능한 표준이 개발된 이래로, 박물관은 컴퓨터를 이용하여 소장품에 대한 정보를 기록하는 것에 관심을 가져왔다.그러나, 박물관은 도서관과는 매우 다른 요구를 가지고 있다; 도서관 소장품에 대한 도서관의 정보는 대개 정적인 반면, 박물관 기록은 기록에 추가될 박물관 물건에 대한 새로운 정보가 계속 필요하기 때문에 끊임없이 변화하고 있다.^[5]1967년에 이르면 1967년에 뉴욕 박물관의 비공식 모임인 뮤지엄 컴퓨터 네트워크(MCN)가 GRIPHOS라는 소장품 관리 데이터베이스를 만들려고 시도하였고, 1968년 메트로폴리탄 미술관과 IBM 컨퍼런스에서 연사들이 소장품 관리를 자동화하기 위한 현재 및 제안된 프로젝트를 논의하였다.^[6]이러한 시스템 개발에 대한 연구를 조정하기 위한 노력의 일환으로, 1972년에 결성된 박물관 자료 은행 조정 위원회(MDBCC)와 같은 전문 협회를 만들어 컴퓨터 수집 시스템을 구현하는 데 관심이 있는 박물관에 컴퓨터와 데이터베이스에 대한 정보를 전파하였다.^[7]1980년대에, Collections 관리 시스템 더 갤러리 시스템의 박물관은 같은 —“ 다른 모든 piece,"[8]에, 이 시간 동안 오늘은 다소의 인기 있는 시스템 원래 특정 기관을 위해``포괄적인 관계형 데이터베이스에 바탕으로 개발된 자료의 각 조각[관계]”관계형 데이터베이스의 증가와 함께 고급이 되었다.s메트로폴리탄 미술관 및 리 디스커버리 소프트웨어의 토마스 제퍼슨 재단의 몬티셀로 교수 - 상업용 제품으로 출시되기 전에.^[9]1990년대에는 컴퓨터가 점점 더 빠르고 저렴해지고 인터넷의 발달과 함께 수집 관리 소프트웨어는 훨씬 더 정교해졌고, "이미지를 보여주고, 수많은 구성 중 하나로 정보를 분류하고, 전시 정보를 기록하며, 전시 정보를 추적하고, 박물관 웹사이트와의 인터페이스가 가능해졌다."^[10]

1960년대 목표는 컴퓨터를 수집 기록 보관에 사용하는 것이었지만, MCN의 에버렛 엘린 전무이사는 박물관 전문가들은 "박물관이 미화된 기록 보관 시스템을 만들기만 한다면 그것은 노력의 가치가 없기 때문에 공공 접근을 목표로 포함해야 한다"^[11]고 경고했다.수집 관리 시스템은 수집 정보에 대한 대중 접근성을 높이고 기록되는 정보의 유형을 확장하는 데 중요한 도구가 되었다.한때 "관리와 재고 수집을 위한 간단한 도구"였던 것이 "박물관 물건에 대한 모든 정보를 저장하는 강력하고 강력한 도구"가 되었다. 여기에는 해석 자료, 디지털 물건, 디지털 대리점이 포함된다.일부 소장품 관리 시스템이 디지털 자산 관리와 콘텐츠 정보 저장소를 통합한 이후, 많은 박물관 전문가들은 "콘텐츠 관리 시스템"을 나타내기 위해 CMS라는 약자를 사용하기 시작했다."^[12]

수집 관리 시스템에서 관리되는 정보

1997년 미술사학자와 박물관 정보학 컨설턴트 로버트 A.바론, 소장품은 종류의 목록을 정당하지 않은 것으로 Collections 관리 시스템에 대한 요구 사항에 대해 설명했다 반대한다 정보는 기록된로 목록의 모음 활동과 같은 정부, 대출, 전시, 보존, 그리고 retrieval,[13]작업은 박물관을 가졌던 책임 지는 오래 전에 발명의 comp사용자, 그리고 많은 현대적인 수집 관리 시스템은 이러한 프로세스와 워크플로우의 관리를 지원함으로써 카탈로그를 만드는 것 이상의 역할을 한다.^[14]박물관이 CMS에 기록하고자 할 수 있는 정보의 종류를 포괄적으로 나열하는 것을 목표로 하는 캐나다 헤리티지 정보 네트워크(CHIN) 컬렉션 관리 소프트웨어 기준 체크리스트(Collection Criteria Critage Criteria Checklist, CMSCC)는 정보의 종류가 아닌 프로세스와 행동별로 목록을 구성한다.이 체크리스트는 "상업용 CMS에 일반적으로 포함되는 여러 특징들을 강조한다. 이는 박물관이 어떤 특징들이 우선시되는지를 결정하는 데 도움을 줄 수 있다."^[15]

오브젝트

취득 또는 대출 기록, 영수증, 물건의 예치 사유 기록, 물건의 소유자에게 반환 기록 등 박물관에 들어가는 물건과 관련된 정보 및 업무를 관리·문서화한다.

획득

등록번호, 카탈로그번호, 오브젝트명 또는 제목, 취득일, 취득방법, 소유권 이전 등 기관의 수집에 추가된 오브젝트의 관리 및 문서화.등록 번호 부여 시스템은 매우 다양하며, CMS는 기관이 기존의 번호 부여 시스템을 사용할 수 있도록 허용해야 한다.^[16]

재고관리

대출받은 대상 및 접근하지 않은 대상 등 기관이 법적 책임을 지는 대상의 식별기록된 정보에는 대상 위치와 상태가 포함된다.

위치 및 이동 제어

기관의 구내에 소재할 수 있도록 대상의 현재 및 과거 위치에 대한 기록(이동 날짜 및 이동 승인 포함)

카탈로그 설명

창조자/제작자/예술가, 창조의 날짜, 창조의 장소, 증명, 객체 이력, 객체에 대한 연구, 다른 객체에 대한 연결 등 객체를 기술하고 식별하는 정보.

보존관리

보존 요청, 검사 기록, 상태 보고서, 예방 조치 기록 및 치료 이력을 포함하여 개체의 보존에 대한 정보를 "큐레이터 및 수집 관리 관점에서" 관리한다.^[17]

리스크 관리

특정 위협의 문서화, 예방 조치 기록, 재해 계획 및 절차, 비상 연락처를 포함하여 수집 객체에 대한 잠재적 위협에 대한 정보의 관리.

보험관리 및 평가관리

기관이 책임지는 대상(대여대상 포함)에 대한 보험수요와 보험목적의 대상의 금전적 가치를 문서화한다.여기에는 평가자의 이름 및 연락처와 평가 이력이 포함될 수 있다.

전시관리

전시물의 전시 또는 전시 관리(전시 이력 및 전시 대상물에 대한 연구 기록 문서화 포함)보다 진보된 소장품 관리 시스템은 박물관의 웹사이트나 온라인 전시회에 시스템의 정보를 제시할 수 있는 능력을 가질 수 있다.

발송/배송/운송

위치정보, 포장노트, 상자 치수, 인가, 통관정보, 운송수단 문서화(택배사 정보 포함)^[18] 등 기관 구내를 벗어나 다른 장소로 이전되는 물건의 관리

대출 및 차입

대출약정, 대출이력, 비용 및 지급내역, 포장목록, 연체대출 기록 등 박물관에서 다른 기관 또는 그 반대로 물건의 임시 이전 관리

탈액세스 및 폐기

소유권 이전, 승인 기록 및 처분 사유 등을 포함하여 양도, 판매, 교환 또는 파기/손실에 의해 기관의 수집물에 대한 관리 및 문서화.^[19]

컬렉션 관리 시스템의 기능

기능

수집 관리 시스템은 데이터를 저장하고, 데이터를 편집하고, 데이터를 삭제하고, 쿼리를 통해 데이터에 액세스하고, 데이터를 정렬하고, 보고서 형태로 데이터를 출력할 수 있어야 한다.^[20]데이터는 테이블 형태로 저장되며 양식을 사용하여 시스템에 입력(때로는 편집)된다.쿼리는 시스템에서 특정 데이터를 검색하는 데 도움이 되는 검색이며 보고서는 "쿼리의 결과를 표시하거나 인쇄하는 수단"^[21]이다.

유연성

효율적인 CMS는 좋은 관계형 데이터베이스와 마찬가지로 중복된 레코드를 가지고 있어서는 안 되며, 동일한 정보를 시스템 내 둘 이상의 장소에 기록하도록 요구해서는 안 된다.동시에, 시스템은 수집이 확장될수록 더 많은 데이터를 수용할 수 있을 만큼 충분히 유연해야 한다.^[22]사용자는 복잡한 치수 및 측정과 같은 복잡한 정보 등 모든 정보를 수집 관리 시스템에 입력해서는 안 된다는 점도 이해해야 한다.일부 기관들이 CMS에 개인 기증자 정보 등 기밀 정보를 기록하고 대신 수동 파일 또는 별도의 보안 디지털 파일에서 파일의 위치는 CMS.[23]에 기록되는 포인터 그러나, 다른 사람들은 그러한 기밀 정보 CMS에 그 정보를 보호하기 위해 기록되어야 한다고 주장한다로 유지하지 않을 수 있습니다.rma수동 파일이 파괴될 수 있는 재난의 경우.

백업 및 이중화

CMS에는 "기본 백업 및 복구 프로세스"가 있어야 하며 이는 데이터 손실 또는 손상을 초래할 수 있는 장비 장애 및 재해뿐 아니라 인적 오류로부터 데이터를 보호해야 한다.정보의 중복된 복사본은 여러 위치에 저장되어야 하며 백업 프로세스는 자동화될 수 있다.^[24]

데이터 표준

전산 시스템은 "수동 시스템보다 카탈로그 작성 및 데이터 검색에 언어 사용의 정밀도가 훨씬 높다"는 이유로 수집 관리 시스템에 데이터 및 메타데이터 표준을 적용해야 한다.^[25]데이터 표준은 정보를 시스템에 입력하는 방법에 대한 규칙을 제공하며, 시스템에 입력된 데이터는 일관된 방식으로 보다 정확하고 정확한 정보 검색과 서로 다른 시스템 간의 데이터 교환이 용이하다.^[26]

데이터 표준의 세 가지 유형은 구조, 내용 및 가치다.

• 데이터 구조 표준은 물체를 식별하는 데 필요한 정보의 분야와 범주(때로는 요소라고도 함)를 설명한다.박물관 CMS에서, 이러한 분야는 종종 등록 번호, 오브젝트의 제목/이름, 오브젝트의 제작자/창작자, 창작 장소/원산지, 창작 날짜, 치수, 재료 및 오브젝트의 출처(예: 기증자 또는 판매자의 이름)를 포함한다.^[27]문화 오브젝트에 널리 사용되는 데이터 구조 표준의 예로는 더블린 코어 메타데이터 요소 세트(DC), 예술 작품 설명 카테고리(CDWA), MARC 형식, 문화 오브젝트 카탈로그화 요소 세트(CCO), VRA(Visual Resource Association) 핵심 카테고리가 있다.^[28]
• 데이터 내용 표준은 필드에 입력되는 정보의 형식, "사용해야 할 구문, 스타일, 문법, 약어 제어"에 대한 지침을 제공한다.^[29]문화재를 수집하는 기관에서 사용되는 데이터 컨텐츠 표준의 예로는 CCO(Cataloging of Cultural Objects)와 DACS(Descripting Archives: A Content Standard)가 있다.
• 데이터 값 표준은 분야, 종종 권위 목록, 사전, 데이터 사전 및 사우리의 형태로 사용되는 선호하는 용어와 어휘를 제공한다.예로는 Getty's Art and Architecture Thesaurus (AAT)와 Thesaurus of Geographic Name (TGN), Nomenclature 4.0 for Museum Cataloguing, Iconclass 등이 있다.^[30]

이러한 데이터 표준의 대부분은 문화 오브젝트의 카탈로그화 및 설명에 적용되지만, 자연사 수집을 위한 데이터 표준을 만들기 위한 노력도 이루어지고 있다.더블린코어를 기반으로 한 다윈코어(DwC) 표준은 생물학적, 자연적 역사 표본과 표본을 분류하는 데 필요한 '분야'와 '요소'인 생물다양성 정보의 데이터 구조 표준이다.^[31]

많은 사용자에게 데이터 표준의 중요성을 인식하면서, 일부 개발자들은 자사의 수집 관리 시스템이 특정 표준을 준수한다고 광고한다.예를 들어 애드리브 뮤지엄 CMS는 "컬렉션 트러스트에 의해 SPRACE 규격을 준수하는 것으로 인증"되며 "또한 'CIDOC' 지침과 Getty 'Object ID'와 같은 다른 국제 표준을 통합한다."^[32]

보안 및 액세스

수집물 관리 시스템은 시스템에 포함된 "승인된 사람만 정보를 입력, 편집 또는 볼 수 있도록 보장"하는 보안 조치를 가져야 한다.^[33]그러나 CMS에 수록된 일부 소장품 및 오브젝트 정보에 대한 대중 접근에 대한 요구가 증가하고 있는데, CMS에 수록된 소장품 및 오브젝트 정보에는 "대중을 교육하고 공공의 신뢰에 있는 오브젝트가 공공의 이익에 이용되고 있음을 증명하는 박물관의 사명을 완수할 수 있도록 도와준다"는 동시에 소장품 스태프들에게 "기본 수집책임 지원"을 독려하기도 한다.공개적으로 접근할 수 있도록 하기 전에 대상에 대한 정보가 정확한지 확인한다.^[34]시스템은 대중이 시스템에서 공개적으로 접근할 수 있는 정보를 검색하고 수정할 수 있도록 허용해야 한다.^[35]

권리 및 복제

또한 CMS는 수집 담당자가 적용 중인 저작권 체계 유형(예: 미국 저작권 또는 크리에이티브 커먼즈 라이센스), 저작권 소유권 및 디지털 워터마크 등 기관이 담당하는 개체의 복제권에 대한 정보를 관리할 수 있도록 허용해야 한다.^[36]

시스템 선택 시 고려 사항

박물관마다 욕구가 다르기 때문에 소장품 관리 시스템을 선정하기 전에 필요성 평가를 해야 한다.박물관은 어떤 소장품들이 시스템을 관리해야 하는지 결정해야 한다.^[37]박물관은 또한 누가 이 시스템을 사용할 것인지를 파악하고 수집 규모(현재와 미래 모두), 직원 기술력, 예산/가격 책정 등의 요소들을 고려해야 한다.^[38]또 다른 권고사항은 새로운 CMS에 대한 장단기 목표를 모두 수립한 다음 이 시스템이 박물관의 효율성을 높이는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지 결정하는 것이다.^[39]

보존 정보 관리 시스템

수집 관리 시스템은 카탈로그 작성과 등록에 그 기원을 두고 있으며, 결과적으로 대부분의 시스템은 "큐레이터 및 수집 관리 관점에서" 정보와 기록을 관리한다.^[40]이러한 시스템의 보존 정보는 종종 치료 이력의 상태 보고와 문서화로 제한된다.일부 고급 시스템은 등록자가 승인이나 영수증과 같은 워크플로우 작업을 관리할 수 있도록 허용하지만 대부분의 시스템은 보존 워크플로우를 관리할 수 없다.많은 관리자들은 또한 보존 문서를 저장하고 관리할 수 있을 뿐만 아니라 다른 관리자와 기관과 쉽게 정보를 공유할 수 있는 시스템을 필요로 한다.

참조