정보관리

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정보 관리(IM)는 정보의 적절하고 최적화된 캡처, 저장, 검색 및 사용입니다.개인정보 관리일 수도 있고 조직일 수도 있습니다.조직을 위한 IM은 하나 이상의 소스로부터 정보를 획득하고, 이 정보를 보관하고 필요한 사람에게 배포하며, 보관 또는 삭제를 통해 궁극적으로 처리하는 일련의 조직 활동과 관련이 있습니다.

이러한 정보 조직 주기에는 획득한 정보의 품질, 접근성 및 유용성을 보장하는 책임이 있는 사람, 안전한 저장 및 폐기에 책임이 있는 사람, 의사 결정에 필요한 사람 등 다양한 이해 관계자가 참여합니다.이해관계자는 조직 정보 관리 정책에 따라 정보를 시작, 변경, 배포 또는 삭제할 권리를 가질 수 있습니다.

정보 관리는 정보 활동의 계획, 조직, 구조, 처리, 통제, 평가 및 보고를 포함한 모든 포괄적인 관리 개념을 포함하며, 이 모든 것은 정보에 의존하는 조직적인 역할이나 기능을 가진 사람들의 요구를 충족시키기 위해 필요합니다.이러한 일반적인 개념을 통해 정보가 청중 또는 올바른 그룹의 사람들에게 제공될 수 있습니다.개인이 그 정보를 사용할 수 있게 되면, 그 정보는 더 많은 가치를 얻게 됩니다.

정보 관리는 데이터, 시스템, 기술, 프로세스의 관리와 밀접한 관련이 있으며, 이와 중복되어 정보의 가용성이 조직의 성공에 매우 중요한 전략입니다.이러한 정보 관리의 영역에 대한 광범위한 견해는 정보를 관리하는 라이프 사이클이 제품 또는 서비스로서 정보를 다루는 특정한 절차, 조직적 능력 및 표준을 필요로 하는 운영상의 문제라는 이전의 보다 전통적인 견해와 대비됩니다.

역사

데이터 관리에서 벗어나 새로운 아이디어 창출

1970년대에 정보 관리는 주로 데이터 관리와 관련된 것으로, 천공 카드, 마그네틱 테이프 및 기타 기록 보관 매체(출처, 배포, 백업, 유지보수 및 폐기 등을 필요로 하는 형식의 라이프사이클)와 관련이 있었습니다.이 시기에 정보 기술의 거대한 잠재력이 인정되기 시작했습니다. 예를 들어, 하나의 칩이 책 전체를 저장하거나, 전자 우편 메시지가 전 세계에 즉각적으로 전달되는 등 [1]당시 주목할 만한 아이디어들입니다.1980년대와 1990년대에 [2]정보 기술의 확산과 정보 시스템의 확장으로 정보 관리는 새로운 형태를 띠게 되었습니다.브리티시 페트롤리엄(British Petroleum)과 같은 진보적인 기업들은 당시의 어휘를 변형시켰습니다.""IT 관리"를 통해 "시스템 분석가"는 "비즈니스 분석가"가 되었고, "독점 공급"은 "인소싱"과 "아웃소싱"의 혼합물이 되었으며, 대규모 IT 기능은 비즈니스 [3]이익을 위해 정보를 활용하는 프로세스에서 어느 정도의 민첩성을 허용하기 시작한 "Lean Team"으로 전환되었습니다.브리티시 페트롤리엄(British Petroleum)의 정보에 대한 고위 경영진의 관심 범위는 정보의 효과적인 관리를 기반으로 한 개선된 비즈니스 프로세스를 통한 가치 창출, [3]아웃소싱된 IT 인프라스트럭처에서 운영되는 적절한 정보 시스템(또는 "애플리케이션")의 구현 허용 등으로 확장되었습니다.이와 같이 정보 관리는 더 이상 다른 할 일이 없는 사람이라면 누구나 할 수 있는 단순한 일이 아니라 고도로 전략적이고 고위 관리자의 관심이 집중되는 문제가 되었습니다.관련 기술에 대한 이해, 정보 시스템 프로젝트 및 비즈니스 변화를 잘 관리할 수 있는 능력, 기술 및 비즈니스 전략을 조정할 의지 등이 모두 [4]필요하게 되었습니다.

큰 그림에서 정보 관리 포지셔닝

Venkatraman(이러한 전환과 [5]전환의 강력한 옹호자로서 데이터, 정보 및 지식의 관리를 간결하게 통합하는 아이디어의 단순한 배열을 제공함)은 정보 관리의 전략적 관점에 이르기까지의 전환기에 다음과 같이 주장했습니다(그림 참조).

  • 정보를 렌더링하기 위해서는 IT 인프라에 유지되는 데이터를 해석해야 합니다.
  • 우리의 정보 시스템에 있는 정보가 지식으로 떠오르기 위해서는 이해되어야 합니다.
  • 지식을 통해 관리자는 효과적인 결정을 내릴 수 있습니다.
  • 효과적인 결정은 적절한 행동으로 이어져야 합니다.
  • 적절한 조치가 의미 있는 결과를 가져다 줄 것으로 기대됩니다.
이 간단한 모델은 1996년 Ward and [4]Peppard에 의해 보고된 Venkatraman에 의한 발표를 요약한 것입니다(2002, 207페이지).

이를 DIKAR 모델(Data, Information, Knowledge, Action and Result)[6]이라고도 하며, 기술 및 조직 전략을 조정하는 데 관련된 계층에 대한 강력한 단서를 제공하며, 정보 관리에 대한 태도 변화의 중추적인 순간으로 볼 수 있습니다.정보 관리가 의미 있는 결과를 제공해야 하는 투자라는 인식은 성공을 [7]위해 정보와 훌륭한 의사 결정에 의존하는 모든 현대 조직에 중요합니다.

이론적 배경

행동 및 조직 이론

좋은 정보 관리가 조직의 원활한 업무 수행에 중요하다고 일반적으로 여겨지고 있으며, 일반적으로 받아들여지는 정보 관리 이론 자체는 없지만 행동 및 조직 이론이 도움이 됩니다.주로 Carnegie Mellon 대학에서 개발되고 [8]March와 Simon에 의해 두드러지게 지원되는 경영진의 행동 과학 이론에 따르면, 현대 조직에서 일어나는 대부분의 일들은 사실 정보 처리와 의사 결정입니다.정보 처리 및 의사 결정에서 중요한 요소 중 하나는 개인이 정보를 처리하고 의사 결정을 내릴 수 있는 능력으로, 상황에 따라 발생할 수 있는 제한이 있습니다. 즉, 개인의 나이, 상황적 복잡성 또는 당면한 정보의 필수 품질 부족은 급속한 발전으로 인해 악화됩니다.e 기술과 그것이 가능하게 하는 새로운 종류의 시스템, 특히 소셜 웹이 비즈니스가 무시할 수 없는 현상으로 떠오르면서.그러나 March와 Simon은 조직에서 정보 관리의 중요성을 일반적으로 인식하기 훨씬 전에 조직을 협력 시스템으로 간주해야 하며, 높은 수준의 정보 처리와 다양한 수준의 의사 결정에 대한 방대한 요구를 가지고 있다고 주장했습니다.고전 이론에서 주장된 것처럼 '경제적 인간'의 모델을 사용하는 대신, 그들은 합리성의 인지적 한계에 대한 그들의 주장에 근거하여 '행정적 인간'을 대안으로 제안했습니다.또한 그들은 수용 가능한 한계치가 충족될 때까지 사용 가능한 대안을 탐색하는 것을 포함하는 만족의 개념을 제안했습니다 - 여전히 [10]통화가 존재하는 또 다른 개념입니다.

경제이론

March와 Simon이 언급한 조직적 요인 외에도, 경제 및 환경 역학에서 비롯된 다른 문제들이 있습니다.의사결정에 [11]필요한 시간과 노력을 포함한 정보를 수집하고 평가하는 데 드는 비용이 있습니다.정보 프로세스와 관련된 거래 비용이 높을 수 있습니다.특히, 확립된 조직 규칙과 절차는 가장 적절한 결정을 내리는 것을 막을 수 있으며, 이는 차선의 [12][13]결과로 이어질 수 있습니다.이는 고착된 [14]태도로 인해 전략적 변화의 경제를 상실하는 관료 조직의 주요 문제로 제기된 사안입니다.

전략정보관리

배경

Carnegie Mellon School에 따르면 조직의 정보 처리 능력은 조직 및 관리 역량의 핵심이며, 조직의 전략은 정보 처리 능력을 향상시키도록 설계되어야 하며, 그 능력을 제공하는 정보 시스템이 공식화되고 자동화됨에 따라,역량은 여러 [16]수준에서 엄격하게 테스트되었습니다.조직은 이전에는 전혀 분명하지 않았던 방식으로 학습하고 적응할 수 있어야 한다는 것을 인식하고 있었고 학계에서는 정보 [4][18]및 정보 시스템의 전략적 관리에 관한 결정적인 작업을 조직하고 발표하기 시작했습니다.이와 동시에 비즈니스 프로세스 재설계에 대한 낙관적인 초기 생각의 상당 부분은 정보 관리 [21]문헌에서 신뢰할 수 없게 되었지만 비즈니스 프로세스 관리와 지식[20] 관리에 대한 생각은 그 이후로 신뢰할 수 없게 되었습니다.전략학 분야에서는 정보를 수집, 처리, 전파 또는 행동하는 개인, 조직, 시스템의 집합체로 생각하여 정보환경에 대한 이해를 최우선적으로 고려하고 있습니다.이 환경은 개인, 조직 및 시스템과 지속적으로 상호 작용하는 세 가지 상호 관련된 차원으로 구성됩니다.이러한 차원은 물리적, 정보적, [22]인지적입니다.

기술 및 비즈니스 전략을 정보 관리에 맞춰 조정

Venkatraman은 정보를 잘 관리하고자 하는 조직에서 필요로 하는 역량, 즉 DIKAR 모델에 대한 간단한 설명을 제공했습니다(위 참조).또한 필요한 구체적인 역량을 [23]파악하기 위해 기술과 비즈니스 전략을 어떻게 적절하게 조정할 수 있는지 파악하기 위해 다른 사람들과 함께 작업했습니다.이 작품은 컨설팅,[24] 실무, [26]학계의 다른 작가들과 어깨를 나란히 했습니다.

현대적인 정보 포트폴리오 모델

참고로 정보 관리를 위한 기본적인 도구와 기술을 한 [7]권의 볼륨으로 수집하고 정리했습니다.그의 정보 관리 관점의 핵심은 외부 정보원에 대한 관심이 급증하고, 외부에서 구조화되지 않은 정보를 유용하게 만들기 위해 조직해야 할 필요성을 고려한 포트폴리오 모델입니다(그림 참조).

이 포트폴리오 모델은 구조화되거나 비구조화된 내부 및 외부 정보 소싱 및 관리 문제를 정리합니다.

이와 같은 정보 포트폴리오는 정보를 수집하고 유용하게 조직할 수 있는 방법을 다음과 같이 4단계로 보여줍니다.

1단계: 공공정보의 활용: 개인용 컴퓨팅 [27]프레스에 예시된 우편번호, 날씨 데이터, GPS 위치결정 데이터 및 여행 시간표와 같은 잘 구조화된 외부 참조 데이터 체계를 인식하고 채택합니다.

2단계: 월드 와이드 웹에서의 잡음 태깅: 포스트 코드와 GPS 데이터와 같은 기존의 체계나 더 전형적으로 "태그"를 추가하여 사용하거나 구조를 제공하는 공식적인 온톨로지를 구성합니다.Shirky는 이 두 가지 [28]접근법의 개요를 제공합니다.

3단계: 분류 및 분석: 더 넓은 세계에서 개발 중인 일반화된 온톨로지는 수백 개의 엔티티와 그들 사이의 수백 개의 관계로 확장되며 대량의 데이터로부터 의미를 이끌어낼 수 있는 수단을 제공합니다.데이터베이스의 구조화된 데이터는 해당 구조가 상위 수준의 정보 모델인 온톨로지 또는 엔티티 관계 [29]모델을 반영할 때 가장 효과적으로 작동합니다.

4단계: 구조화 및 보관: 소셜 웹과 같은 소스와 개인 건강 관리에 사용되는 소형 원격 측정 시스템에서 대량의 데이터를 이용할 수 있으므로, 의미 있는 정보를 위해 데이터를 보관하고 트롤링하는 새로운 방법.기능적 프로그래밍에서 유래한 맵 축소 방법은 대규모 아카이브 데이터셋에서 정보를 가져오는 보다 최근의 방법으로, 작업할 데이터 리소스가 매우 큰 일반 기업에서는 흥미롭지만 고급 멀티 프로세서 [30]리소스가 필요합니다.

정보를 잘 관리하는 능력

2004년에 관리 시스템인 "지식의 정보 관리 기관"이 월드[31] 와이드 웹에 처음 발표되었고, 정보에 대한 투자로부터 실질적인 이익을 도출하기 위해 필요한 관리 역량이 복잡하고 다층적이라는 것을 보여주기 시작했습니다.역량을 이해하는 데 기초가 되는 프레임워크 모델은 6개의 "지식" 영역과 4개의 "프로세스" 영역으로 구성됩니다.

이 프레임워크는 2004년에 처음 공개된 "지식의 정보 관리 기구"를 조직하는 데 기초가 됩니다.이 버전은 2014년에 "비즈니스 정보"가 추가되어 각색되었습니다.
정보관리 지식 영역

IMBOK는 필요한 경영역량 분야가 6개 분야이며, 그 중 2개 분야("비즈니스 프로세스 관리"와 "비즈니스 정보 관리")는 매우 밀접한 [32]관련이 있다는 주장에 근거하고 있습니다.

  • 정보 기술:기술의 변화 속도와 최신 기술 제품을 지속적으로 구매해야 하는 압박감은 시스템을 지원하는 인프라의 안정성을 해칠 수 있으며, 이를 통해 비즈니스 프로세스를 최적화하고 이점을 제공합니다."공급 측면"을 관리하고 기술이 점점 [33]더 상품화되고 있음을 인식해야 합니다.
  • 정보시스템:역사적으로 정보 시스템은 사내에서 개발되었지만, 수년에 걸쳐 소프트웨어 패키지 산업에서 조직이 필요로 하는 대부분의 소프트웨어 시스템을 획득하는 것이 가능해졌습니다.그러나 [4]조직의 전략적 의도에 부합하는 새로운 시스템 아이디어의 구현을 통해 경쟁 우위를 점할 수 있는 가능성은 여전히 존재합니다.
  • 비즈니스 프로세스 및 비즈니스 정보:정보 시스템은 비즈니스 프로세스에 적용되어 개선되고, 비즈니스 정보로서 유용해지는 데이터를 비즈니스에 가져다 줍니다.비즈니스 프로세스 관리는 보편적으로 채택되지 않았기 때문에 여전히 비교적 새로운 아이디어로 여겨지며 많은 경우 어려움을 겪어 왔습니다. 비즈니스 정보 관리는 더욱 어려운 [34][35]과제입니다.
  • 비즈니스 이점:우리가 추구하는 혜택은 무엇입니까?성취할 수 있는 것에 대해 잔인하게 솔직해질 뿐만 아니라, 혜택 제공에 대한 적극적인 관리와 평가를 보장할 필요가 있습니다.균형 점수표의[36] 등장과 대중화 이후 비즈니스 성과 관리에 대한 관심은 매우 높아졌지만,[26] 비즈니스 성과 관리를 정보 기술 투자 및 새로운 정보 시스템의 도입의 이점과 관련시키기 위한 노력은 천년이 되기 전까지 그리 심각하게 이루어지지 않았습니다.
  • 비즈니스 전략:조직에서 정보를 관리하는 일상적인 문제와는 거리가 멀지만, 대부분의 조직에서 전략은 단지 저조한 성과를 해결할 것인지, 차별화와 경쟁력을 향상시킬 것인지에 관계없이 정보 기술 및 정보 시스템 기회를 통해 정보를 제공받으면 됩니다.가치 사슬 및 중요 성공 요인 분석과 같은 전략적 분석 도구는 관리되는(또는 관리될 수 있는) 정보에 대한 적절한 주의에 직접적으로 의존합니다.
정보관리 프로세스

6개 지식 영역 내에서 역량과 역량을 다해도 여전히 잘못될 수 있다는 주장입니다.문제는 아이디어와 정보 관리 가치를 한 분야의 역량에서 다른 분야로 이동하는 데 있습니다.Bytheway에서 자세히 설명하는 내용 요약(선택한 보조 참조에서 지원):[37]

  • 프로젝트:정보 기술은 우수한 프로젝트 [38]관리를 통해 비즈니스의 요구를 충족시키는 정보 시스템으로 엔지니어링되기 전에는 가치가 없습니다.
  • 비즈니스 변경:최고의 정보 시스템은 비즈니스 시스템 내의 변화를 통해 이점을 제공하는 데는 성공하지만, 사람들은 새로운 정보 시스템이 흔히 하는 방식으로 자신의 기술에 새로운 요구를 가하는 변화를 인정하지 않습니다.일반적인 예상과 달리 공공부문이 정보기술을 통해 비즈니스 [39]변화를 유도해 성공했다는 증거가 있습니다.
  • 비즈니스 운영:새로운 시스템이 구축되고 비즈니스 프로세스와 비즈니스 정보가 개선되며, 직원들이 마침내 새로운 프로세스를 처리할 준비가 되고 작업할 수 있게 되면 [40]새로운 시스템이 단일 비즈니스의 경계를 훨씬 넘어서는 경우에도 비즈니스가 시작될 수 있습니다.
  • 성능 관리:투자는 더 이상 재무적 결과만을 위한 것이 아니며, 재무적 성공은 내부 효율성, 고객 만족, 조직적 학습 및 [36]개발과 균형을 이루어야 합니다.

요약

항상 비즈니스를 보는 데는 여러 가지 방법이 있으며 정보 관리 관점은 한 가지 방법일 뿐입니다.비즈니스 활동의 다른 영역도 전략에 기여할 것임을 명심해야 합니다. 비즈니스를 진전시키는 것은 좋은 정보 관리만이 아닙니다.기업 거버넌스, 인적 자원 관리, 제품 개발 및 마케팅 모두 전략적으로 중요한 역할을 수행할 것이며, 한 영역의 활동만이 전략적 성공의 유일한 원천이라고 보아서는 안 됩니다.한편, 기업 지배 구조, 인적 자원 관리, 제품 개발 및 마케팅은 모두 효과적인 정보 관리에 의존하기 때문에 최종 분석에서는 여기서 제공하는 광범위한 기준에서 정보를 잘 관리할 수 있는 우리의 역량이 압도적이라고 할 수 있습니다.

정보 관리 운영화

요구사항 변경사항 관리

조직은 운영 차원에서, 특히 조직 변화가 시작될 때 많은 정보 관리 과제와 문제에 직면하게 되는 경우가 많습니다.새로운 시스템 아키텍처가 새로워지고 새로운 스타일의 정보 관리 경험이 부족하기 때문에 제공하기 어려운 수준의 조직 변경 관리가 필요합니다.일반적으로 조직이 변화를 꺼리는 결과로, 새로운 형태의 정보 관리를 가능하게 하기 위해서는 필요한 자원의 부족, 새로운 종류의 정보와 이를 사용하는 새로운 절차의 승인 실패, 고위 경영진의 지원 부족으로 전략적 비전의 상실,심지어 조직 [41]전체의 운영을 저해하는 정치적 책동까지 말입니다.그러나 일반적으로 새로운 형태의 정보 관리 구현은 운영상의 이익으로 이어져야 합니다.

갤브레이스의 초기 작품

Jay Galbraith는 초기 작업에서 조직 설계의 정보 처리 관점을 취하면서 정보 처리 용량을 늘리고 정보 [42]처리의 필요성을 줄이기 위한 다섯 가지 전술 영역을 확인했습니다.

  • 조직의 "환경"의 모든 측면을 개발, 구현 및 모니터링합니다.
  • 리소스의 전체 계층에 대한 부하를 줄이고 오버로드와 관련된 정보 처리를 줄이기 위해 슬랙 리소스를 생성합니다.
  • 정의된 경계를 가지고 적절한 폐쇄를 달성할 수 있고 작업을 수행하는 데 필요한 모든 리소스를 사용하여 자체적으로 포함된 작업을 생성합니다.
  • 계층 내에서 의사결정 권한을 단편화하는 대신 프로세스로 이동하기 위해 기능 단위에 걸쳐 절단되는 측면 관계를 인식합니다.
  • 적용된 비즈니스 논리에 따라 특정 작업(또는 일련의 작업)에 대한 정보 흐름을 라우팅하는 수직 정보 시스템에 대한 투자.

매트릭스 조직은

횡적 관계 개념은 단순한 계층 구조인 "매트릭스 조직"과는 다른 조직 형태로 이어집니다.이를 통해 조직의 수직적(계층적) 관점과 외부 세계가 볼 수 있는 작업의 수평적(제품 또는 프로젝트) 관점이 결합됩니다.매트릭스 조직을 만드는 것은 외부 수요의 지속적인 유동성에 대한 하나의 관리적 대응이며 개별적으로 처리되는 경향이 있는 에피소드적 요구에 대한 다양하고 가짜적인 대응을 방지합니다.

참고 항목

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외부 링크

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